Dokumentation der umsatzsteuerlichen Steuerfindung
Ein wichtiger Aspekt im Rahmen der Tax Compliance

Im Rahmen der Tax Compliance gewinnen funktionierende innerbetriebliche Kontrollsysteme immer mehr an Bedeutung. Gerade im Bereich der Umsatzsteuer, die Unternehmen aufgrund ihrer komplexen Regelungungen und ihres strengen Formalismus vor zunehmend große Herausforderungen stellt, ist eine funktionierende Tax Compliance daher unerlässlich. Einen wichtigen Bestandteil sollte dabei die Dokumentation der umsatzsteuerlichen Steuerfindung bilden. Dadurch wird im Falle eines Berichtigungsbedarfs unter anderem das Risiko der Annahme einer leichtfertigen oder gar vorsätzlichen Steuerhinterziehung erheblich reduziert.

Längst ist klar, dass es sich bei dem Thema Tax Compliance nicht ausschließlich um ein Thema der großen Konzerne handelt, sondern jedes Unternehmen und damit auch den Mittelstand betrifft. Umfang und konkrete Ausgestaltung hängen wiederum sehr von der Größe und der Geschäftstätigkeit des Unternehmens ab. Ein funktionierendes innerbetriebliches Kontrollsystem (im Folgenden: IKS) reduziert im Falle eines Berichtigungsbedarfs nicht nur das Risiko der Annahme einer leichtfertigen oder gar vorsätzlichen Steuerhinterziehung erheblich (vgl. BMF-Schreiben vom 23.05.2016).

Vielmehr ist zu erwarten, dass sich der Maßstab an die Sorgfaltspflichten deutlich erhöhen wird, was gerade für die Geschäftsführung von erheblicher Bedeutung ist. Ergibt sich künftig ein Berichtigungsbedarf, wird die Finanzverwaltung, gebunden an das oben genannte BMF-Schreiben, künftig – anders als bisher – sehr genau hinsehen, ob das Unternehmen ein funktionierendes IKS implementiert hat. Falls ein solches nicht vorliegt, steht zu befürchten, dass der Vorgang näher untersucht wird.

Gerade die Umsatzsteuer als eine der ertragreichsten Steuerarten stellt Unternehmen insbesondere aufgrund ihrer komplexen Regelungen verbunden mit einem strengen Formalismus vor zunehmend große Herausforderungen. Hinzu kommt, dass neben dem Steuerbereich/der Buchhaltung zahlreiche Abteilungen Schlüsselfunktionen für die korrekte Behandlung umsatzsteuerlicher Sachverhalte innehaben: z. B. der Vertrieb, die IT, der Einkauf und die Logistik. Um sicherzustellen, dass die zuständigen Mitarbeiter, die im Tagesgeschäft oftmals komplexe umsatzsteuerliche Würdigungen vornehmen müssen, über sämtliche entscheidungserheblichen Informationen verfügen, ist eine funktionierende interne Kommunikation und Klärung der Verantwortlichkeiten zwischen den einzelnen Abteilungen notwendig.

Einen wichtigen Bestandteil einer funktionierenden Tax Compliance im Umfeld der Umsatzsteuer bildet stets der Prozess sowie die Dokumentation der Steuerfindung. Gemeint ist, dass die Geschäftsvorfälle mit ihren entsprechenden Parametern, den jeweiligen umsatzsteuerlichen Behandlungen, weiteren Besonderheiten z. B. bei der Rechnungsstellung oder den vorzuhaltenden Dokumentationen sowie gegebenenfalls die korrekte Erfassung in dem ERP-System und den Steuererklärungen festgehalten werden. In der Praxis hat sich eine detaillierte Matrix für die Einkaufseite (P2P – Procure to Pay) sowie für die Verkaufsseite (O2C – Order to Cash) bewährt. Die Vorteile einer solchen Dokumentation liegen auf der Hand: Das Unternehmen dokumentiert, dass es seine Geschäftsvorfälle kennt und im Griff hat. Die Mitarbeiter haben eine klare Anweisung für die Behandlung der einzelnen Geschäftsvorfälle und erkennen, auf welche Parameter es ankommt und worauf z. B. bei Rechnungen und gegebenenfalls weiteren Dokumentationen zu achten ist. Falls sich Parameter verändern oder gänzlich neue Geschäftsvorfälle auftreten, erkennen die Mitarbeiter bei entsprechender Anweisung den Klärungsbedarf und können sich mit dem jeweilig Verantwortlichen abstimmen.

Somit gibt es eine klare Organisationsanweisung, die eine Annahme eines Organisationsverschuldens in diesem Bereich, selbst wenn Fehler auftreten sollten, deutlich erschwert. Auch werden pauschale Schätzungen vonseiten der Finanzverwaltung deutlich schwieriger. Wichtig ist dabei stets auf eine regelmäßige Ergänzung und Überprüfung bei Rechtsänderungen zu achten.

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