Archivierung von E-Mails im Unternehmen
Schutz von Mitarbeiterdaten

In jedem Unternehmen werden täglich große Mengen unterschiedlichster E-Mails versendet und empfangen. Wenn sich unter diesen auch private E-Mails von Mitarbeitern des Unternehmens befinden – was oftmals der Fall ist – sind bei der Archivierung dieser Datenbestände die Vorgaben des Datenschutzes einzuhalten.

Während handels- und steuerrechtliche Vorschriften Unternehmen verpflichten, relevante E-Mails sicher aufzubewahren, geben diese Pflichten keinen „Freibrief“ zur Archivierung sämtlicher im Unternehmen vorhandener E-Mails.

Während die Archivierung von E-Mails mit rein geschäftlichem Inhalt datenschutzrechtlich unproblematisch ist, dürfen E-Mails, die (zumindest auch) Privates beinhalten, in der Regel nicht archiviert werden. Die Schwierigkeit besteht darin, dass eine bestimmte E-Mail erst dann mit letzter Sicherheit als „(auch) privat“ oder „(rein) geschäftlich“ eingeordnet werden kann, wenn sie gelesen wird – was bereits angesichts der schieren Masse an E-Mails nicht praktikabel ist. Im Übrigen ist das Lesen privater E-Mails ebenso unzulässig wie deren Archivierung. Um dieses Spannungsverhältnis zwischen Archivierungspflichten und Archivierungsverboten auszugleichen, geht die Praxis unterschiedliche Wege, die sich grob in die folgenden drei Ansätze einteilen lassen:

  • Zum einen kann die private E-Mail-Nutzung vollständig verboten werden. Solange überwacht wird, dass dieses Verbot auch tatsächlich eingehalten wird, können sämtliche vorhandenen E-Mails ohne Datenschutzverletzung archiviert werden. Allerdings ist zu beachten, dass ein Recht der Mitarbeiter auf private E-Mail-Nutzung als „betriebliche Übung“ auch ohne ausdrückliche Erlaubnis bereits dadurch entstanden sein kann, dass dieses Verhalten über einige Zeit geduldet wurde. Ein solches Recht lässt sich einseitig nur durch eine Änderungskündigung wieder entziehen.
  • Anstatt eines pauschalen Verbotes kann den Mitarbeitern auch auferlegt werden, private und geschäftliche E-Mails stets klar zu trennen. Dazu können etwa jedem Mitarbeiter zwei separate E-Mail-Konten eingerichtet werden. Alternativ können die Mitarbeiter auch angewiesen werden, für ihre privaten E-Mails nur noch Konten dritter E-Mail-Provider zu nutzen, die die Mitarbeiter dann von ihrem Arbeitsplatz aus über den Internet-Browser ansteuern. Bei beiden Alternativen muss überwacht werden, dass die Mitarbeiter diese Trennung konsequent durchhalten, was insbesondere bedeutet, dass streng genommen keine E-Mails geschrieben werden dürfen, die sowohl Geschäftliches als auch Privates beinhalten. Unter diesen Voraussetzungen dürfen dann die auf dem geschäftlichen Konto vorhandenen E-Mails archiviert werden.
  • Ein weiterer Lösungsansatz geht dahin, eine Erlaubnis zur Archivierung auch privater E-Mails einzuholen. Hierfür bedarf es einer informierten und freiwilligen Einwilligung jedes einzelnen betroffenen Mitarbeiters, die an weitere formale und inhaltliche Voraussetzungen geknüpft ist. Wenn ein Betriebsrat existiert, kann stattdessen gegebenenfalls mit diesem eine entsprechende Betriebsvereinbarung geschlossen werden, in der die Modalitäten einer solchen Archivierung festgelegt werden.

Praxistipp:

Bei der Aufbewahrung von E-Mails darf das Thema Mitarbeiterdatenschutz nicht ignoriert werden. Auch wenn die Umsetzung einer der aufgezeigten Lösungsansätze oder eine Kombination aus diesen einigen Aufwand erfordert, ist eine unüberlegte Archivierung sämtlicher vorhandener E-Mails meist gesetzeswidrig und daher mit Sicherheit das schlechteste Vorgehen. Bei der Ausarbeitung einer individuellen und rechtssicheren Lösung für die Archivierung Ihrer E-Mails sind wir Ihnen gerne behilflich.

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