Was bedeutet „Verfahrensdokumentation“?
Experten erläutern die GoBD

Der 6. Artikel aus der Reihe „GoBD-Expertenerläuterungen“ widmet sich dem Thema „Verfahrensdokumentation“. Die GoBD konstatieren hierzu, dass für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig ist. Die Autoren erläutern die Zielsetzung einer Verfahrensdokumentation und führen aus, welche Maßnahmen auf Unternehmensseite ergriffen werden sollten, um den gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation zu entsprechen.

Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind.

Für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist nach den GoBD eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert. Insbesondere muss sich daraus ergeben, wie die in den GoBD dokumentierten Ordnungsvorschriften Beachtung finden. Der Umfang wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Letztlich muss die Verfahrensdokumentation verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.

Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Soll-Verfahrens ist insoweit eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, welche die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumentbestände enthalten muss. Die Verfahrensdokumentation gehört zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen i. S. d. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO bzw. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB und ist entsprechend § 147 Abs. 3 S. 1 AO bzw. § 257 Abs. 4 HGB über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren aufzubewahren.

Doch was bedeuten diese Vorgaben konkret?

Diese News könnten Sie auch interessieren
Alle News
Mehr laden
Diese Vorträge & Veröffentlichungen könnten Sie interessieren
Mehr laden