Was bedeutet „Konvertierung“?

Experten erläutern die GoBD

Der 2. Artikel aus der Reihe „GoBD-Expertenläuterungen" widmet sich dem Thema Konvertierung insbesondere für den Fall der E-Mail-Kommunikation. Die Autoren erläutern die GoBD-spezifischen Anforderungen, die es im Zusammenhang mit Formatkonvertierungen für empfangene oder intern ursprünglich in einem anderen Format vorliegende aufbewahrungspflichtige Unterlagen zu beachten gilt.

Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind.

Eine grundsätzliche Frage, welche die Unternehmen beschäftigt, ist die Zulässigkeit von sog. Formatkonvertierungen für empfangene oder intern ursprünglich in einem anderen Format erzeugte Unterlagen sowie die sich daraus ergebenden Anforderungen. Solche Konvertierungen können beispielhaft aus folgenden Gründen notwendig oder geboten sein:

• Die erhaltenen Unterlagen sind mit den vorhandenen Werkzeugen auf den Arbeitsplätzen ohne Formatkonvertierung nicht lesbar.

• Das Unternehmen möchte proprietäre, herstellerspezifische Formate auf ein standardisiertes Format vereinheitlichen, um diese – ohne die Notwendigkeit, spezielle Softwarekomponenten vorhalten zu müssen – dauerhaft lesbar zu machen.

• Bei einer anstehenden Archivmigration will das Unternehmen alte Formate (z. B. TIFF G3 aus den 80er Jahren) in moderne Formate (z. B. PDF oder PDF/A) konvertieren.

Soweit nun eine Umwandlung (Konvertierung) empfangener aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein anderes, intern verwendetes Format (sog. Inhouse-Format) erfolgt, sind nach den GoBD stets beide Versionen aufzubewahren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten. Die konvertierte Version ist als solche zu kennzeichnen.

Doch was bedeuten diese Vorgaben konkret?