Neuer Prüfungsstandard zu Mängeln im Internen Kontrollsystem (IDW EPS 475)

Das Institut der Wirtschaftsprüfer hat am 08.04.2019 einen Entwurf eines Prüfungsstandards zur Mitteilung von Mängeln im Internen Kontrollsystem (IKS) an die für die Überwachung Verantwortlichen und das Management veröffentlicht (IDW EPS 475).

Der Entwurf setzt letztlich die Anforderungen des ISA 265 („Communicating Deficiencies in Internal Control to Those Charged with Governance and Management“) um. Bisher war dies Gegenstand von IDW PS 261 n. F. (Feststellung und Beurteilung von Fehlerrisiken), weshalb sich auch keine materiellen Auswirkungen auf die Abschlussprüfung durch Übergang auf den neuen Standard ergeben.

Der Standard gilt künftig zusammen mit dem IDW PS 470 n. F. („Grundsätze für die Kommunikation mit den für die Überwachung Verantwortlichen“) als Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung und ist erstmals verpflichtend anzuwenden für Prüfungen von Abschlüssen, welche am oder nach dem 15.12.2020 beginnen. Eine vorzeitige freiwillige Anwendung soll zulässig sein.

Ziel des Abschlussprüfers ist es demnach , den für die Überwachung Verantwortlichen und dem Management in geeigneter Weise Mängel im IKS mitzuteilen, die er während der Prüfung identifiziert hat und nach pflichtgemäßen Ermessen als bedeutsam erachtet.

Bei der Identifizierung und Beurteilung der Risiken wesentlicher falscher Darstellungen hat der Abschlussprüfer ein Verständnis über das für die Abschlussprüfung relevante IKS zu erlangen. Im Rahmen dieser Risiken würdigt der Abschlussprüfer das IKS, um Prüfungshandlungen zu planen, die unter den gegebenen Umständen angemessen sind. Dabei gibt der Abschlussprüfer kein Urteil über die Wirksamkeit des IKS ab.

Ein Mangel im IKS liegt vor, wenn eine Kontrolle so konzipiert ist, dass mit ihr falsche Darstellungen im Abschluss nicht aufgedeckt werden oder eine solche Kontrolle nicht vorhanden ist. Dabei hängt die Bedeutsamkeit nicht alleine davon ab, ob während der Prüfung falsche Darstellungen identifiziert wurden, sondern auch von der Wahrscheinlichkeit, dass es zu solchen falschen Darstellungen kommt oder eine Anfälligkeit für dolose Handlungen besteht. So spielen unter anderem die Komplexität der Sachverhalte, das Maß an Subjektivität, die Beträge im Abschluss, das Ausmaß an Kontenbewegungen und die Bedeutung der Kontrollen für das Unternehmen oder den Abschluss an sich eine Rolle. Auch das Zusammenspiel von einzelnen Mängeln kann in Summe als bedeutsam erachtet werden. Indikatoren für bedeutsame Mängel sind unter anderem

  • fehlende Risikobeurteilungsprozesse, die angesichts der Größe des Unternehmens üblicherweise zu erwarten gewesen wäre,
  • fehlende Reaktionen auf identifizierte Risiken oder ein unwirksames Kontrollumfeld bei bedeutsamen Geschäftsvorfällen, an denen das Management finanziell beteiligt ist und nicht in angemessener Weise von den für die Überwachung Verantwortlichen überprüft werden.

Bedeutsame während der Prüfung identifizierte Mängel im IKS sollen zeitgerecht den für die Überwachung Verantwortlichen schriftlich mitgeteilt werden. Hierbei soll der Abschlussprüfer sowohl den Mangel als auch Erläuterungen über mögliche Auswirkungen beschreiben. Diese Mitteilung soll die für die Überwachung Verantwortlichen bei der Erfüllung ihrer Überwachungsaufgabe unterstützten. Der Detaillierungsgrad der Beschreibung der Mängel hängt unter anderem  von dessen Bedeutsamkeit, dessen Art und der Anforderungen an das Unternehmen hinsichtlich Größe und Komplexität ab. Die Kommunikation mit dem Management darf hierbei jedoch nicht die nach IDW PS 450 n. F. gebotene Berichterstattung im Prüfungsbericht ersetzen. Gegebenenfalls kann eine vorherige mündliche Mitteilung an das Management vorgenommen werden, um diesem zu ermöglichen, Maßnahmen zur Minimierung der Risiken wesentlicher falscher Darstellung zu ergreifen. Das Erfordernis einer schriftlichen Mitteilung bliebt hiervon unberührt. Die Tatsache, dass der Abschlussprüfer den für die Überwachung Verantwortlichen und dem Management bereits bei einer vorhergehenden Abschlussprüfung einen bedeutsamen Mangel mitgeteilt hat, befreit den Abschlussprüfer nicht davon, die Mitteilung zu wiederholen, sofern vom Management noch keine Abhilfe geschaffen wurde. Das Versäumnis entsprechende Maßnahmen zu ergreifen kann selbst einen bedeutsamen Mangel darstellen, sofern keine nachvollziehbare Erklärung abgegeben werden kann.

Die angemessene Managementebene ist in der Regel diejenige, die die Verantwortung und Befugnis hat, die Mängel im IKS zu beurteilen und die notwendige Abhilfe zu schaffen, mithin Maßnahmen zu den identifizierten Mängeln im IKS zu ergreifen. Bei bedeutsamen Mängeln wird hierbei in der Regel die Geschäftsführung als Adressat fungieren, bei sonstigen Mängeln kann es sich auch um die Leitung eines spezifischen Geschäftsbereichs handeln. Sonstige Mängel können solche sein, die zwar keine bedeutsamen Mängel darstellen, aber von ausreichender Bedeutung sein können, um die Aufmerksamkeit des Managements zu verdienen. Die Mitteilung von sonstigen Mängeln hat nicht schriftlich zu erfolgen, auch muss die Mitteilung nicht bei jeder Abschlussprüfung wiederholt werden, sofern dem Management der Mangel bereits bekannt ist.

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