Bürokratieentlastungsgesetz III bringt Erleichterungen zum Datenzugriff

Bei der Ausübung der Datenzugriffsberechtigung unterscheidet § 147 Abs. 6 der Abgabenordnung zwischen der Möglichkeit eines unmittelbaren (Z1-Zugriff) und eines mittelbaren Datenzugriffs- rechts (Z2-Zugriff) sowie der Überlassung von Daten auf Datenträgern (Z3-Zugriff). Dabei umfasst der Z1-Zugriff auch die Nutzung von vorhandener Hard- und Software beim geprüften Unternehmen. Die Krux dabei, dies gilt unabhängig von künftigen Wechseln im Hard- und Softwarebereich. So sind auch nach einem Systemwechsel, einer Systemänderung oder einer Datenauslagerung die bisherigen Auswertungsvarianten zu erhalten, gewissermaßen zu konservieren. Gelingt es dem Unternehmen nicht, diese Auswertungsmöglichkeiten in ein neues oder modifiziertes Folgesystem zu migrieren, ist die ursprüngliche Hard- und Software weiterhin vorzuhalten. Betrachtet man allerdings die Unternehmensrealität, so stellt sich diese Anforderung in diversen Fällen als unlösbar, zumindest sehr auf- wendig dar und steht dazu im Gegensatz zu heutigen IT-Halbwertzeiten.

Typisches Beispiel: Das Unternehmen wechselt auf ein Nachfolgesystem, welches nicht mehr über den bisherigen Auswertungsumfang verfügt. Die Gründe hierfür können sowohl im Eigeninteresse des Unternehmens liegen (Merger, Konsolidierung der IT-Landschaft etc.) oder aber auch fremdbestimmt sein (Insolvenz des Systemlieferanten, technische Vorgaben von Kunden etc.). So werden Systemwechsel in neue Softwareprodukte, die keine unveränderte Auswertbarkeit von Altdaten erlauben, teilweise nicht vermeidbar sein. Gerade in derartigen Fallkonstellationen wirkt die Forderung zur Beibehaltung der bisherigen Auswertungsmöglichkeiten regelrecht kontraproduktiv und steht im Zweifel dem informationstechnischen Bedarf im betroffenen Unternehmen entgegen. Das Vorhalten eines für betriebliche Zwecke nicht mehr erforderlichen IT-Systems erscheint dazu auch wenig zielführend: Fehlen Hardware-Ersatzteile, Software-Updates oder das Know-how ausgeschiedener Mitarbeiter für den Umgang mit dem veralteten Buchführungssystem, so sind vernünftige Auswertungen oder Datenbereitstellungen nicht mehr möglich.

Gerade hier soll nun das aktuell vom Bundesrat verabschiedete dritte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG III) mit einer Ergänzung des § 147 Abs. 6 für Abhilfe sorgen, welches auch in der Neufassung der GoBD vom 28.11.2019 seinen Niederschlag gefunden hat: Sofern noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde, soll es im Fall eines Wechsels des Datenverarbeitungssystems oder im Fall der Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem in ein anderes Datenverarbeitungssystem künftig ausreichend sein, wenn der Steuerpflichtige nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt, diese Daten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorhält. Dies bedeutet, nach einem bestimmten Fristablauf muss nur noch ein Z3-Zugriff zur Verfügung gestellt werden. Dass dieser Hilferuf nun erhöht wurde, geht nicht zuletzt auf einen gleichlautenden Vorschlag zurück, welchen PSP im Rahmen der Berliner Steuergespräche als Handreichung an die Wirtschaft vorgetragen hat.

Diese News könnten Sie auch interessieren
Alle News
Mehr laden
Diese Vorträge & Veröffentlichungen könnten Sie interessieren
Alle Vorträge & Veröffentlichungen
Mehr laden