Praktische Umsetzung der Gelangensbestätigung bis 01.10.2013
Praxistipp zur Umsatzsteuer

Dieser Praxistipp befasst sich mit der Neuregelung zur Gelangensbestätigung und ihrer Umsetzung in der Praxis. Demnach sollen innergemeinschaftliche Lieferungen ab 01.10.2013 demnach nur noch dann umsatzsteuerfrei behandelt werden, wenn eine Bestätigung des Käufers vorliegt, er habe die Waren im EU-Ausland erhalten (§ 17a Abs. 2 UStG).

Nach langem Ringen wird die Neuregelung zur Gelangensbestätigung nun wirklich umgesetzt, wenn auch in etwas abgeschwächter Form. Der Gesetzgeber will innergemeinschaftliche Lieferungen ab 01.10.2013 demnach nur noch dann umsatzsteuerfrei behandelt wissen, wenn eine Bestätigung des Käufers vorliegt, er habe die Waren im EU-Ausland erhalten (§ 17a Abs. 2 UStG). Es gibt zwar einige gesetzliche Ausnahmen von dieser Grundregel, dennoch müssen viele exportierende Unternehmen ihre Prozesse umstellen, um den neuen Anforderungen entsprechend gerecht zu werden.

Das Umsatzsteuergesetz geht (vereinfacht) unter zwei Voraussetzungen von der Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung aus

(1) Die Ware muss tatsächlich körperlich von Deutschland in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangen und
(2) der Erwerber muss ein Unternehmer sein, der die Ware für sein Unternehmen erwirbt.

Diese Regelung gilt schon seit Einführung des Binnenmarktes. Neu ist, dass die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nun zum Beweis, dass die Ware wirklich im EU-Ausland angekommen ist, eine Bestätigung des Käufers oder ein vergleichbares Dokument verlangt, welches der Verkäufer einfordern und aufbewahren muss. Als Regelnachweis gilt dabei die sogenannte Gelangensbestätigung, die folgende Angaben enthalten muss:

  • den Namen und die Anschrift des Erwerbers,
  • die Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung (einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeugen),
  • den Ort und den Monat der Ankunft der Ware am Bestimmungsort,
  • das Ausstellungsdatum der Bestätigung sowie
  • die Unterschrift des Erwerbers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten. Bei einer elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung ist eine Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat.

Dabei sind auch Sammelbestätigungen (z. B. für alle Lieferungen eines Monats bzw. eines Quartals) durchaus möglich. Außerdem darf die Gelangensbestätigung auch aus mehreren Dokumenten bestehen. So ist es etwa zulässig, auf der Gelangensbestätigung einen Bezug auf andere Dokumente (z. B. Rechnung, Lieferschein) herzustellen.

Die praktische Umsetzung wird bei vielen deutschen Exporteuren demnach wohl wie folgt aussehen:

  • Der Exporteur schreibt eine E-Mail an den Erwerber, die die oben genannten Angaben enthält und mit der er ihn auffordert, die gemachten Angaben durch Antwortmail zu bestätigen.
  • Der Erwerber antwortet auf diese E-Mail mit dem einfachen Satz „We hereby confirm the below information.” (oder einem ähnlichen Hinweis).
  • Der Exporteur überwacht den lückenlosen Rücklauf aller Gelangensbestätigungen.

Das auf der letzten Seite dieses Praxistipps abgebildete Schaubild soll eine mögliche Umsetzung am Beispiel einer fiktiven Lieferung der XYZ GmbH an die PUBLIC TRADING Ltd. illustrieren.

Eine derartige Lösung wird sich jedoch nicht bei allen Exporteuren umsetzen lassen, schon allein deshalb, weil nicht alle Erwerber im EU-Ausland bereit sein werden, den Erhalt der Waren nochmals zu kontrollieren und dies auf Anfrage zu bestätigen. Dies ist auch kaum verwunderlich, stellt die Neuregelung zur Gelangensbestätigung doch einen nationalen Alleingang Deutschlands innerhalb der EU dar.

Neben der Gelangensbestätigung lässt der Gesetzgeber vereinfachend auch einige andere Nachweise zu. Dazu rechnen insbesondere folgende Belege:

  • Ein vom Erwerber unterschriebener Frachtbrief, der alle Angaben der Gelangensbestätigung enthält. Darin ist jedoch kaum eine Vereinfachung gegenüber der normalen Gelangensbestätigung zu erkennen, da die Kontrolle des Rücklaufs solcher unterschriebenen Frachtbriefe in der Regel schwierig sein wird.
  • Ein Verbringungsnachweis des Spediteurs, mit dem dieser rückwirkend das Gelangen der Ware ins EU-Ausland bestätigt. Solche Nachweise für den Verkäufer werden jedoch in der Praxis normalerweise nur von Spediteuren ausgestellt, die auch vom Verkäufer beauftragt wurden.
  • Das „Tracking- und Tracing-Protokoll“ von Paketdiensten.
  • Der Posteinlieferungsschein (o. Ä.) bei Postsendungen.
  • Bei Verwendung eines vom Erwerber beauftragten Spediteurs der bei Übergabe vom Spediteur unterzeichnete Frachtbrief, wenn der Erwerber zugleich von seinem eigenen Bankkonto bezahlt und darüber hinaus keine Zweifel am Vorliegen der Steuerfreiheit bestehen.

Unternehmen, die derartige Vereinfachungen nutzen möchten, müssen sich allerdings bewusst darüber sein, dass dies wohl zwingend eine Unterscheidung der Nachweispflichten nach unterschiedlichen Debitoren oder Versandtypen (Versendung mit eigenem Spediteur, Versendung mit Spediteur des Kunden, Selbstabholung, Paketdienst etc.) erforderlich machen wird. Vielfach wird dies auch eine automatisierte IT-Unterstützung für den Belegnachweis erfordern, um den Aufwand letztlich in Grenzen zu halten.

Betroffenen Unternehmen bleibt bis 01.10.2013 nun noch ein wenig Zeit, um sich auf die Neuregelung einzustellen. Dabei wird jeder Exporteur individuell aus seiner persönlichen Unternehmenssicht entscheiden müssen, welche Strategie für ihn am besten geeignet ist. Folgende grundsätzliche Strategien sind hier ins Kalkül zu ziehen:

(1) Der Belegnachweis für innergemeinschaftliche Lieferungen wird grundsätzlich auf die Gelangensbestätigung (i. d. R. per E-Mail) umgestellt.
(2) Der Exporteur wählt die für ihn geeignetste Vereinfachungsregelung und stellt alle innergemeinschaftlichen Lieferungen grundsätzlich auf diesen neuen Belegnachweis um (z. B. Versendung durch den eigenen Spediteur und Einfordern der Spediteursbescheinigung).          
(3) Unterscheidung nach verschiedenen Versandtypen und Nachhalten verschiedener Belegnachweise.

PSP unterstützt Sie gerne bei der Umsetzung der Neuregelung in Ihrem Unternehmen. Insbesondere beraten wir Sie dabei, künftig unnötige Prozessschritte einzusparen und dadurch überhöhte Kosten zu vermeiden. Wo dies erforderlich ist, schulen wir darüber hinaus gerne Ihre Mitarbeiter bei der Umsetzung der von Ihnen beschlossenen Maßnahmen.

Diese News könnten Sie auch interessieren
Alle News
Mehr laden