Speicherung von Buchführungsdaten im Ausland

Dieser Beitrag befasst sich mit der Speicherung von Buchführungsdaten im Ausland. So bedarf es hierzu beispielsweise eines eigenen Antrags beim zuständigen Finanzamt. Hinzu kommen weitere Voraussetzungen, welche für eine entsprechende Bewilligung durch die Behörde erfüllt sein müssen.

Soweit Buchhaltungsunterlagen nicht in Deutschland, sondern im Ausland aufbewahrt werden, ist Vorsicht geboten. Auf der Grundlage der Abgabenordnung sind Bücher und sonstige erforderliche Aufzeichnungen im Inland zu führen und aufzubewahren. Soweit es sich um elektronische Bücher oder elektronische Aufzeichnungen handelt, dürfen diese nach § 146 Abs. 2 AO auch im Ausland geführt oder aufbewahrt werden.

Was viele Unternehmen jedoch nicht wissen: hierzu bedarf es eines speziellen schriftlichen Antrages beim zuständigen Finanzamt. Hierin hat der Steuerpflichtige der Finanzbehörde insbesondere den Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitzuteilen. Weiter wird vorausgesetzt, dass der Datenzugriff im Rahmen künftiger steuerlicher Außenprüfungen uneingeschränkt ermöglicht wird und die Besteuerung durch die Auslagerung keine Beeinträchtigung erfährt. Gerade Unternehmen, die Cloud-Dienste wie Windows 365 oder Archivlösungen als Software-as-a-Service-Dienste nutzen, übersehen nicht selten die Antragspflicht. Dabei kann eine Verlagerung ohne Bewilligung teuer werden und ein Verzögerungsgeld in nicht unerheblichem Umfang nach sich ziehen. Soweit es sich ausschließlich um Rechnungen handelt, welche in elektronischer Form im EU-Ausland aufbewahrt werden sollen, sieht das Umsatzsteuergesetz eine Erleichterung vor. Eines Antrages nach § 146 Abs. 2 AO und dessen Bewilligung durch das Finanzamt bedarf es insoweit nicht. Erforderlich ist jedoch, dass jederzeit eine vollständige Fernabfrage (Onlinezugriff) der betreffenden Rechnungen und deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet wird. Dabei hat der Unternehmer dem Finanzamt den jeweiligen Aufbewahrungsort mitzuteilen. Soweit diese Rechnungen jedoch wiederum außerhalb des Gemeinschaftsgebietes aufbewahrt werden sollen, greift erneut die Antragspflicht mit entsprechender Bewilligung durch das zuständige Finanzamt.

Weitere Besonderheiten zur Aufbewahrung von Rechnungen im EU-Ausland finden Sie im EU-Compendium „Invoicing & Retention“ der Branchenverbände Bitkom e. V., Verband elektronische Rechnung e. V. (VeR) und AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., welches unter der Federführung von PSP entstanden ist. Das EU-Compendium können Sie unter https://www.psp.eu/media/allgemein/eu-compendium_e-invoicing_and_retention-version_2_0_final.pdf herunterladen.

EU-Compendium „Invoicing & Retention“
Diese News könnten Sie auch interessieren
Alle News
Mehr laden