Family Office Digital – Anforderungen an ein effektives Reporting- und Kontrollsystem

Große Vermögen bestehen im Regelfall aus diversen Anlageformen, gestreut über die unterschiedlichsten rechtlichen Vehikel. Derart komplexe Portfolios können weder ohne entsprechende fachliche Expertise aufgebaut noch effektiv überwacht werden. Die Überwachung umfasst neben wirtschaftlichen Sachverhalten auch die ordnungsmäßige Erfüllung der sich aus dem Vermögen ergebenden rechtlichen und steuerlichen Verpflichtungen.

Die zunehmend restriktive Umsetzung der Steuergesetze durch die Finanzverwaltung kann bisweilen dazu führen, dass schlichte Fehler in der steuerlichen Deklaration zur Einleitung von Steuerstraf- oder Ordnungswidrigkeitenverfahren führen. Ein effektives Reporting- und Kontrollsystem wirkt dem entgegen, indem es die fristgerechte und vollständige steuerliche Deklaration unterstützt. Die Finanzverwaltung sieht in einem angemessenen steuerlichen Kontrollsystem überdies ein Indiz gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit für den Fall, dass sich trotz grundsätzlich geeigneter Vorkehrungen Fehler einschleichen. Was für Unternehmen bereits zum Pflichtprogramm gehört, weil ein Kontrollsystem zur Verringerung von Steuer- und Haftungsrisiken beiträgt, ist ebenso für große Familienvermögen relevant.

Das für eine effektive Kontrolle verwendete Reporting- und Kontrollsystem muss in der Lage sein, alle rechtlich, steuerlich und wirtschaftlich relevanten Informationen zum Familienvermögen jederzeit abrufbar vorzuhalten. Damit dies gewährleistet ist, sollten u. a. die folgenden Aspekte Berücksichtigung finden:

  • Zugriffsmöglichkeiten: Sämtliche handelnden Personen der Familie müssen von jedem beliebigen Ort auf alle maßgeblichen Dokumente zugreifen können. Ein gesicherter Datenraum ermöglicht die Ablage von Stammdaten, Vermögensberichten oder noch zu erledigenden Sachverhalten.
  • Vollständigkeit: Die vorzuhaltenden Dokumente und die Struktur ihrer Ablage sind vorab zu definieren. Eine zentrale Stelle hat dabei die Vollständigkeit der geordneten Ablage sicherzustellen.
  • Koordination: Sämtliche zu erledigenden Aufgaben im Zusammenhang mit dem Familienvermögen werden von einer verantwortlichen Stelle überwacht und koordiniert.
  • Gesamtvermögen: Das zu überwachende Vermögen umfasst das gesamte Vermögen der Familie, sodass neben dem liquiden Vermögen auch über die Sachwertanlagen (z. B. Immobilien, Beteiligungen) adäquat berichtet werden muss.   
  • Kontrollfunktion: Die Kontrolle der ordnungsmäßigen Umsetzung der Anlagestrategie der Familie umfasst u. a. die fortlaufende Prüfung der Anlagerichtlinien sowie der Kosten. Überschreitungen werden automatisiert sichtbar gemacht und gemeldet. 
  • Aktualität: Die Anlagegrenzprüfung, die Performance- und Risikoberichterstattung, die Prüfung der Wertansätze der Bank sowie die Möglichkeit der Ad-hoc-Berichterstattung erfordern die Bewertung der Vermögensanlagen auf der Grundlage einer unabhängigen Kursversorgung.
  • Schnittstellen: Die buchhalterische Erfassung sämtlicher Transaktionen über das Familienvermögen und das Vorhalten der diesen Vorgängen zugrunde liegenden Dokumente kann über effiziente Schnittstellen weitestgehend automatisiert vom Reportingsystem in die Fremdsysteme zur Erstellung von Steuererklärung und Jahresabschluss übernommen werden.

Ein effektives Reporting- und Kontrollsystem ist weit mehr als ein schlichtes Informationssystem zur Aufbereitung der Vergangenheit. Es liefert wichtige Entscheidungsgrundlagen und verringert zugleich die Fehleranfälligkeit im Rahmen der Steuerdeklaration. Sollten Sie sich für ein zeitgemäßes Reporting- und Kontrollsystem für Ihr Familienvermögen interessieren, zögern Sie nicht uns anzusprechen. Wir unterstützen Sie gerne!

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