The Future of Audit
Schuld sind die Bots

Entwicklungen wie Blockchain, Machine Learning sowie der zunehmende Einsatz von Software-Robotern digitalisieren derzeit das Finanz- und Rechnungswesen. Dabei wird das prüfungsrelevante Zahlenmaterial zunehmend voll- bzw. teilautomatisiert innerhalb der Financial Supply Chain erzeugt. Doch was bedeuten derart disruptive Veränderungen für die Jahresabschlussprüfung und welche neuen Möglichkeiten ergeben sich daraus für den Prüfer der Zukunft?

Bots und RPA übernehmen das Ruder

Robotic Process Automation oder kurz „RPA“ ermöglicht die automatisierte Bearbeitung von systematischen, standardisierten und repetitiven Prozessen bzw. Vorgängen. So übernehmen immer mehr Software-Roboter (sog. „Bots“) sich wiederholende Vorgänge in der Finanzbuchhaltung, indem sie eigenständig auf Systeme bzw. Daten zugreifen, Daten von einem System ins andere überführen oder selbstständig Transaktionen ausführen. Auf diese Weise lassen sich komplette „End-to-End“ Prozesse ohne menschliches Dazutun durch Bots ausführen. 

Die Vorteile von RPA liegen auf der Hand. Bots können Aufgaben schneller ausführen als ihr menschlicher Gegenpart und arbeiten kontinuierlich im 24/7-Betrieb. Auch „befolgen“ Bots strikt die für sie festgelegten Regeln, wodurch Fehler aufgrund von Unachtsamkeit der Vergangenheit angehören. Sämtliche vom Bot ausgeführten Aktionen können auf jeder Stufe des Prozesses überwacht, dokumentiert und über einen Audit-Trail nachgewiesen werden. Existierende Anwendungsbeispiele betreffen die Rechnungseingangsprüfung, die Genehmigung von Reisekosten oder den automatisierten Abgleich von Bestellung, Wareneingang und eingehender Rechnung (sog. „3-Way-Match“) mit anschließender Buchungsautomatisation. Dabei profitieren die Bots von einer zunehmenden Verfügbarkeit strukturierter Daten, die in den ERP-Systemen der Unternehmen entstehen oder über Schnittstellen angeliefert werden. Folgerichtig wird auch der Trend zum Austausch elektronischer Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder der XRechnung zum digitalen Nährboden entsprechender Lösungen. 

Auch der Wirtschaftsprüfer wird sich künftig mit den digitalen Assistenten ins Einvernehmen setzen müssen. Lediglich die Daten zu prüfen, welche durch den Bot erzeugt werden, wäre dabei zu kurz gesprungen. Vielmehr muss es darum gehen, die Bots bzw. deren Business Logik systemorientiert bzw. systembasiert zu überprüfen.

Audit Apps geben die passende Antwort

 Die Antwort der Wirtschaftsprüfung auf die zunehmende Robotisierung besteht in der Nutzung spezieller Audit Apps mit digitalen Regelwerken. In absehbarer Zukunft werden selbstlernende Audit Apps mit digitalen Regelwerken zur Verfügung stehen, welche maßgeblich vom Wirtschaftsprüfer 2.0 entwickelt und gewartet werden. Dabei reicht das Anwendungsspektrum von einfachen JET- oder SoD-Analysen bis hin zu Schnittstellenabgleichen. Dazu lassen sich Audit Apps als Subroutinen direkt in bestehende ERP-Anwendungen einbetten und damit Prüfungshandlungen simultan zu den Prozessen innerhalb der Unternehmens-EDV ausführen. Entsprechend lassen sich Apps auch gezielt zum Überwachen der Bots bzw. von deren Aktivitäten einsetzen. Die Apps auditieren dabei vom Wirtschaftsprüfer vorab identifizierte und ausgewählte Risikobereiche und ermöglichen sowohl die Entdeckung von Transaktionsfehlern, als auch das Aufdecken fehlender Kontrollaktivitäten. Dabei geht der Trend weg von Stichproben hin zu Voll-analysen. 

Forza Italia 

Italien macht es vor und führt ab dem 1. Januar 2019 verpflichtend die elektronische Rechnungsstellung im Rahmen des sogenannten Clearance-Systems ein. Bei diesem aus Südamerika bereits seit Jahren bekannten Meldesystem werden Unternehmen dazu verpflichtet, ausgewählte Rechnungsdaten an den Fiskus zur weiteren Kontrolle zu übermitteln. Dabei schreibt Italien zusätzlich die Verwendung eines spezifischen, XML-basierten Datenformats vor, welches von der europäischen Normierungskommission CEN entwickelt wurde und künftig für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung europaweit verpflichtend vorgegeben wird. Damit geht Italien konsequent den Weg in Richtung Standardisierung, wenngleich der Grund hierfür in der Bekämpfung des zunehmenden Umsatzsteuerbetrugs liegen dürfte. 

Sollte das italienische Modell zum gewünschten Erfolg führen und zugleich administrierbar sein, dürfte es eine Frage der Zeit sein, bis andere Länder wie auch Deutschland nachziehen und ebenfalls auf das „Clearance-System“ umstellen werden. Der positive Nebeneffekt für die Wirtschaftsprüfung liegt dabei in der Verfügbarkeit sämtlicher Fakturadaten in strukturierter und vor allem einheitlicher Form, verbunden mit der Möglichkeit, Prüfungsanwendungen wie Apps oder Continuous Auditing an diese Datenströme bzw. die Businesslogik, welche dem zu verwendenden Format innewohnt, digital „anzuflanschen“. 

Die Smart Factory bringt neue Möglichkeiten 

Die Smart Factory als Konkretisierung der industriellen Fertigung im Zeitalter von Industrie 4.0 stellt sich im Ergebnis als Schmelztiegel unterschiedlicher Technologien dar, welche zugleich über einen entsprechenden Reifegrad verfügen. Die Smart Factory nutzt Cloud Computing, Blockchain und Künstliche Intelligenz (KI), um auf diese Weise die Produktionsprozesse zu verbessern und zu digitalisieren. Gleichzeitig wird dabei über die entsprechenden Systeme auch ein Teil des Buchwerks erzeugt, welches später der Jahresabschlussprüfung zugrunde gelegt wird. 

Die Wirtschaftsprüfung muss sich folglich auch mit den Prozessen der Smart Factory auseinandersetzen und beurteilen, auf welche Art und Weise sich dadurch zugleich neue Prüfungsmöglichkeiten ergeben. So werden über sogenannte „Social Media Feeds“ Marktbewertungen in Echtzeit eingeholt und in die laufende Produktion implementiert. Dabei bieten sich derartige Feedback-Mechanismen auch für Bewertungsfragen an, etwa wenn es für den Jahresabschlussprüfer darum geht, die Werthaltigkeit sowie die Gängigkeit von Produkten zu beurteilen. Beim IoT-Monitoring wiederum werden sogenannte „RFID-Chips“ dazu genutzt, die Position oder den Zustand physischer Güter zu überwachen. Entsprechende Technologien kommen insbesondere im Bereich der Lagerhaltung zum Einsatz und bieten dem Wirtschaftsprüfer damit die Möglichkeit, die Inventur zu validieren und mit dem Ist-Zustand des IoT-Monitorings jederzeit abzugleichen. 

Echtzeit wird das neue Normal

 Eine Idealvorstellung des Wirtschaftsprüfers besteht in einer permanenten Auditierung von Massendaten über sogenannte Real-Time Audits, wodurch insbesondere Echtzeitanalysen jederzeit ad hoc möglich sind. In Anknüpfung an die Verwendung sogenannter Embedded Audit Modules (EAMs) schaffen derartige Anwendungen für den Prüfer die Möglichkeit, proaktiv auf prüfungsrelevante Sachverhalte einzugehen. Continuous Auditing („CA“) kann entsprechend als „Monitor“ verstanden werden, welcher vordefinierte Datenströme der Finanzbuchhaltung samt vorgelagerter Systembereiche und Schnittstellen auf Unregelmäßigkeiten bzw. das Eintreten bestimmter Ereignisse überwacht. Die technische Umsetzung erfolgt dabei über automatisierte Prüfalgorithmen sowie die Einbettung spezifischer Audit Apps, die in Zukunft idealerweise über Künstliche Intelligenz (KI) verfügen. 

Die Medizin als Blaupause 

Die nächste prüferische Evolutionsstufe stellen Anwendungen dar, welche digital markierte Datensätze über das gesamte handelsrechtliche Buchwerk hinweg – vom Belegeingang bis in die jeweilige Bilanz oder GuV-Position – progressiv und retrograd digital nachverfolgen. Die progressive Prüfung beginnt beim Beleg und setzt sich über die Stufen Grundbuchaufzeichnung und Journale, Konten, Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung bis hin zur Steueranmeldung bzw. Steuererklärung fort. Die retrograde Prüfung verläuft entsprechend umgekehrt. Über einen derartigen elektronischen Prozess-Walkthrough offenbart sich der komplette Lebenszyklus eines elektronischen Belegs bzw. dessen Weg über alle Stufen der handels- und steuerlichen Buchführung. Hierüber lässt sich die Datenvollständigkeit evaluieren, Schnittstellen können permanent überwacht oder Parametrisierungen dauerhaft validiert werden. Ähnlich einem Tumormarker in der Humanmedizin werden so Anomalien im Daten-Life-Cycle erkannt und können frühzeitig eskaliert werden. 

Algorithmenprüfer gesucht

Die Blockchain wird auch aus der Perspektive der Jahres- oder Konzernabschlussprüfung zunehmend an Bedeutung gewinnen. Dies betrifft insbesondere Fallkonstellationen, in welchen das geprüfte Unternehmen Blockchain-Lösungen einsetzt, welche unmittelbaren oder mittelbaren Einfluss auf das zu prüfende Zahlen- bzw. Buchwerk des Unternehmens haben. Gerade beim Einsatz einer unternehmensindividuellen Private Blockchain bietet es sich für den Wirtschaftsprüfer an, die in der Blockchain hinterlegten Daten und Transaktionen als Prüfungsnachweise in die Jahresabschlussprüfung zu integrieren bzw. Blockchain-basierte Prüfungshandlungen zu initiieren. Konkret geht es dabei um Archivierungslösungen, Intercompany-Ledger oder den Einsatz von Smart Contracts, welche die vertragliche „Ausführung“ in Abhängigkeit bestimmter Prämissen bereits vorab festlegen. 

Vor dem Hintergrund, dass gerade dem Vorliegen und der Beurteilung vertraglicher Gestaltungen im Rahmen der Jahresabschlussprüfung eine besondere Aufmerksamkeit beizumessen ist, muss der Wirtschaftsprüfer damit künftig auch über das Instrumentarium verfügen, derartige Verträge zu prüfen und deren Validität zu beurteilen. Insbesondere muss er jedoch in die Lage versetzt sein, den zugrunde liegenden Code zu verstehen und dahingehend zu überprüfen, ob der Parteiwille korrekt abgebildet wurde. Dabei geht es weniger um die Beurteilung des Outputs bzw. der niedergelegten Informationen in der Blockchain, als vielmehr um eine Beurteilung der Vertrauenswürdigkeit der Blockchain-Struktur selbst. Die Blockchain ist insoweit nur eine Ausprägung der Entwicklung vom Wirtschaftsprüfer zum „Algorithmenprüfer“, der in der Lage ist, in Software kodierte Algorithmen und Datenstrukturen zu analysieren und auf die Grenzen ihrer Funktionsfähigkeit bzw. ihres Einsatzzweckes hin sowie auf etwaige Schwachstellen bzw. Angriffspunkte hin zu untersuchen. 

Dr. Watson ermittelt 

Auch in der Abschlussprüfung nimmt die Bedeutung der Künstlichen Intelligenz (KI) stetig zu und in absehbarer Zeit wird der Prüfer ausgewählte Tätigkeiten digital delegieren – IBM Watson lässt grüßen. Während Apps und CA-Anwendungen „lediglich“ vordefinierte Prüfroutinen ausführen, zielen KI-Applikationen darauf ab, verwandte Fallkonstellationen heranzuziehen, um auf diese Weise Auffälligkeiten zu identifizieren und eine Prüfungsindikation abzuleiten. Bereits heute ermöglicht KI, juristische Vertragstexte nach bestimmten Klauseln zu durchforsten und erzielt dabei vielfach eine höhere Trefferquote als ihr menschliches Pendant. So können entsprechende eDiscovery-Lösungen den Wirtschaftsprüfer etwa bei der Sichtung und Analyse unstrukturierter, in reiner Textform vorliegender Daten unterstützen und dabei auf bestimmte Sachverhalte hinweisen. Dazu wird an KI-Anwendungen gearbeitet, welche jenseits fester „Wenn-dann-Regelwerke“ das Zahlenwerk des Mandanten durchleuchten und gegen eine im digitalen Gedächtnis hinterlegte Falldatenbank verproben. Soweit dabei bestimmte Muster („Patterns“) zu Tage treten, werden diese für den Prüfer zur weiteren Analyse aufbereitet. Auf diese Weise könnten KI-Anwendungen etwa darauf trainiert werden „Going Concern-Probleme“ mittels Simulation zu erkennen, bevor diese virulent werden. Hierzu bedarf es keiner spezifischen Programmierkenntnisse, vielmehr werden wir „Roboter künftig erziehen wie Kinder“, so Prof. Jürgen Schmidhuber, einer der führenden Köpfe in der KI-Forschung. 

Die Audit-Zukunft ist digital 

Für die Jahresabschlussprüfung ist die Digitalisierung im Rechnungs- und Finanzwesen Triebfeder und Herausforderung zugleich. Dabei sollte der Berufsstand die Digitalisierung annehmen und zu seinem Vorteil mitgestalten, denn das Voranschreiten von Technologien wie Bots, Audit Apps, CA oder KI schaffen bislang nicht vorhandene Möglichkeiten der Auditierung von Massendaten in einer sich stetig verdunkelnden Blackbox namens ERP-System. Und wer weiß, vielleicht gehört es eines Tages auch zum Berufsbild des Wirtschaftsprüfers, Roboter zu erziehen. Die Zukunft der Wirtschaftsprüfung ist jedenfalls digital, daran besteht kein Zweifel.

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