White Paper: 10 Regeln zum Mobilen Scannen aus steuerlicher Sicht
unter Berücksichtigung der Neufassung der GoBD

Steuerexperte Stefan Groß informiert in diesem White Paper über die wichtigsten 10 Regeln, die es beim Mobilen Scannen von Belegen (Mobile Capture) zu beachten gilt, um eine erfolgreiche und steuerkonforme Projektumsetzung sicherzustellen.

Die mobile Erfassung und Verarbeitung von Belegen, auch bekannt als Mobiles Scannen oder Mobile Capturing, ist auf dem Vormarsch. Die Idee dahinter: Statt Abrechnungen in Papierform einzureichen, was nicht selten ein aufwendiges und zeitraubendes Prozedere ist, werden die Belege mittels Smartphone fotografiert und als „Digitalisate“ elektronisch an das Unternehmen zur Prüfung und weiteren Verarbeitung übermittelt. Während die Digitalisierung von Papierbelegen durch stationäre Scanner im Unternehmen inzwischen nahezu einen Standardprozess darstellt, entstehen mit der Verbreitung mobiler Endgeräte wie Smartphones oder Tablets so neue effiziente Anwendungsszenarien.

Schnell wirft dies jedoch die berechtigte Frage auf, ob der fotografisch festgehaltene Beleg auch steuerlich anerkannt wird und die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug erfüllt sind.

Die Antwort lautet ja, denn spätestens mit der Neufassung der GoBD vom 28. November 2019 steht der mobilen Belegerfassung steuerlich nichts mehr im Wege. Allerdings bedarf es einer speziellen Prozessausgestaltung sowie einer steuerlichen Verfahrensdokumentation.

Eine erfolgreiche und steuerkonforme Projektumsetzung sollte sich an 10 Regeln orientieren, die im White Paper: 10 Regeln zum Mobilen Scannen aus steuerlicher Sicht erklärt und ausgefürt werden.

White Paper: 10 Regeln zum Mobilen Scannen

Inhalt des White Papers:

Einleitung

1. Mobiles Scannen als Prozessbeschleuniger

2. Die GoBD als Rahmenwerk

3. Lesbarkeit

4. Unveränderbarkeit

5. Indexierung und Ordnung

6. Verfahrensdokumentation ist Pflicht

7. GoBD-Kontrollumfeld

8. IT General Controls

9. Rechnungseingangsprüfung

10. Datenzugriff und Bereitstellung

 

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