Abgrenzung von Rücklagen, Rückstellungen und Verbindlichkeiten bei Projekten

Regelmäßig fördern gemeinnützige Körperschaften eineVielzahl von Projekten, welche der satzungsmäßigen Zweckverwirklichung dienen. Insbesondere bei mehrjährigen Projekten stellt sich die Frage, inwieweit und ab welchem Zeitpunkt die erforderlichen Aufwendungen als Projektrücklage, Projektrückstellung oder Verbindlichkeit im Jahresabschluss zu berücksichtigen sind.

Für den kaufmännischen Jahresabschluss ist zur bilanziellen Beurteilung von Projekten vorrangig die Phase relevant, in der sich die Projektförderung befindet. Bei einer anhaltenden (internen) Diskussion hinsichtlich einer angedachten Förderung ergibt sich noch keine Bilanzierungsrelevanz; sobald jedoch ein Beschluss zur Förderung gefasst ist, entstehen hieraus Bilanzierungspflichten. Liegt lediglich ein interner Beschluss vor, empfiehlt es sich, eine sogenannte Projektrücklage zu bilden, auch um die notwendigen Mittel aus der vorgeschriebenen zeitnahen Mittelverwendung herauszulösen und die nachhaltige künftige Erfüllung des Projektes gewährleisten zu können (beispielsweise bei mehrjährigen Stiftungsprofessuren). Sobald eine Außenverpflichtung vorliegt (z. B. durch schriftliche Zusage), muss grundsätzlich eine Projektrückstellung bilanziert werden. Stehen auch Zahlungszeitpunkt und Zahlungshöhe der Mittelverwendung fest, ist eine Projektverbindlichkeit auszuweisen.

Da Rückstellungen und Verbindlichkeiten – anders als die Projektrücklagen – als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung das Jahresergebnis mindern, können sich insbesondere bei mehrjährigen Projekten entsprechend hohe Auswirkungen ergeben. Rücklagen werden hingegen als Ergebnisverwendung nicht im Aufwand, sondern erst nach dem Jahresergebnis gezeigt. Die bilanziellen Folgen sollten somit in jedem Fall rechtzeitig vorab in die Planung von Projekten einbezogen werden.

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