Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen im Ausland
Erleichterungen durch das Jahressteuergesetz 2020
Kurz vor dem Jahresende hat der Gesetzgeber das Jahressteuergesetz 2020 verabschiedet. Unter anderem wurde dabei auch eine Erleichterung zur Aufbewahrung von Unterlagen innerhalb der EU geschaffen, die wir Ihnen vorstellen wollen.
Grundsatz: Buchführung & Aufbewahrung im Inland
Grundsätzlich sind alle Unterlagen, die für die Buchführung eines deutschen Unternehmens anfallen, in Deutschland aufzubewahren und zu buchen, dies betrifft beispielsweise alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kontounterlagen, Verträge, Jahresabschlüsse etc. Die Buchhaltung darf grundsätzlich nicht im Ausland geführt und gelagert werden – dies betrifft bereits die Speicherung auf Servern, die nicht in Deutschland stehen!
Ausnahme: Buchführung & Aufbewahrung im Ausland
Bisher: Ausnahme nur auf Antrag möglich!
Für multinationale Unternehmensgruppen geht dieser Grundsatz aufgrund einer zentralen Datenspeicherung im ERP-System auf ausländischen Servern oder zentralen Buchhaltung im ausländischen Stammhaus oftmals an der gelebten Praxis vorbei. Diese Unternehmen konnten bisher jedoch gem. § 146 AO einen schriftlichen Antrag stellen, die Bücher im Ausland zu führen und aufzubewahren. Im Antrag sind etwa Informationen zum Serverstandort zu nennen und der jederzeitige Datenzugriff für die Finanzverwaltung zu versichern (z. B. für eine Betriebsprüfung oder eine Umsatzsteuer-Nachschau).
Neu: Für Buchführung und Aufbewahrung innerhalb der EU kein Antrag mehr nötig!
Mit dem Jahressteuergesetz 2020 ist nun eine wichtige Vereinfachung für Unternehmen, die ihre Bücher innerhalb der EU führen (wollen), erfolgt: Die Buchführung und Aufbewahrung in einem anderen EU-Staat ist nun antragslos möglich, sofern Datenzugriffsrechte im Fall einer Außenprüfung sichergestellt sind.
Weiterhin: Antrag für Buchführung und Aufbewahrung im Drittstaat notwendig.
Soll die Aufbewahrung und Buchführung in einem Drittstaat erfolgen, ist hingegen weiterhin ein Antrag notwendig. Dies gilt auch im Fall einer elektronischen Aufbewahrung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen für umsatzsteuerliche Zwecke außerhalb der EU. Die Antragstellung soll jedoch zukünftig nicht nur schriftlich, sondern auch elektronisch möglich sein, was auf schnellere Genehmigungsprozesse hoffen lässt.
Zusammenfassung
Für internationale Unternehmen, die in Deutschland eine Betriebstätte oder ein Tochterunternehmen gründen, war und ist die (selbstverständliche) Aufbewahrung und Führung der Bücher bei einer ausländischen Zentraleinheit ein häufiger Stolperstein, der oftmals übersehen wurde und nur durch schriftlichen Antrag nach der entsprechenden Bearbeitungszeit des Finanzamts rechtlich zulässig war. Zumindest innerhalb der EU ist die Legislative nun von der Antragspflicht abgerückt und erkennt die wirtschaftliche Realität multinationaler Unternehmen an. Für Unternehmen, die in Drittstaaten ihre Bücher führen und aufbewahren wollen, bleibt es dahingegen (fast) beim Alten.