Der Mehrwert einer Softwarezertifizierung – Wir klären auf!

Gerade die Corona-Pandemie hat uns mehr als deutlich vor Augen geführt, dass der Digitalisierung von Geschäftsprozessen eine zentrale Bedeutung beizumessen ist. Ob der Umwelt zuliebe, zur Einsparung von Unternehmensressourcen, zur Automatisierung bisher manuell ausgeführter Arbeitsabläufe, aus dem Bestreben heraus, den Mitarbeitern immer und von jedem Ort den Zugriff auf Geschäftsinformationen zu ermöglichen oder um einfach weiterhin Pandemiebedingt handlungsfähig zu bleiben – die Arbeitswelt wird zunehmend papierlos.

DMS-Lösungen im Kontext der Softwarezertifizierung

Große Profiteure der Krise sind zweifellos Entwickler und Hersteller von Softwarelösungen im Bereich des elektronischen Content Managements, wie etwa Dokumentenmanagementsysteme (DMS-Systeme), die zunehmend Garant für einen ortsunabhängigen und vollständigen Datenzugriff sowie eine flexible Mithilfe von DMS-Systemen können Dokumente, ob originär elektronisch oder gescannt, problemlos und schnell eingesehen, bearbeitet, gespeichert oder auch zurückverfolgt werden. Neben der Vermeidung von Dateiredundanzen werden zudem Medienbrüche in der Informationsverarbeitung vermieden. Dokumentenzugriffe sowie deren Bearbeitung lassen sich lückenlos und verlässlich nachvollziehen – auch in Zeiten von Homeoffice und Mobile Working.

Dabei stellt nicht nur der Funktionsumfang oder die Verlässlichkeit eines DMS-Systems ein wichtiges und zentrales Qualitätsmerkmal für den Nutzer dar, auch die Umsetzung und Einhaltung gesetzlicher und branchenspezifischer Anforderungen – kurz die Einhaltung der erforderlichen Compliance-Vorgaben – beeinflussen die Kaufentscheidung inzwischen maßgeblich.

GoBD-Zertifikat als zentrales Gütesiegel von Datenmanagementsystemen

Im Zusammenhang mit der Einhaltung gesetzlicher und branchenspezifischer Anforderungen kommt dabei der Prüfung und Zertifizierung von Softwareprodukten
i. S. d. IDW PS 880 eine besondere Bedeutung zu. Die entsprechende Bescheinigung bestätigt dabei die Einhaltung bestimmter gesetzlicher oder branchenspezifischer Vorgaben und dient dem Hersteller regelmäßig zur Nachweisführung gegenüber Regulatoren und Aufsichtsbehörden. Die eigentliche Zertifizierung kann dabei grundsätzlich unabhängig von Art und Umfang sowie losgelöst von der Implementierung und Produktivsetzung des jeweiligen Produktes erfolgen.

Im Kontext von DMS-Systemen steht dabei vor allem die Einhaltung der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ im Fokus. Doch was genau gilt für DMS-Lösungen und welche Vorgaben lassen sich konkret den GoBD entnehmen? Hier hilft die „GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagementsysteme Version 2.0“ des Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. (Bitkom). Um den steuerrechtlich relevanten Anforderungen nachzukommen, greift diese neben den allgemeinen Ordnungsmäßigkeitskriterien an DMS-Produkten zahlreiche weitere Aspekte auf, die in Gänze den steuerlichen Compliance-Maßstab an derartigen Lösungen definieren. Beispielhaft seien hier die Anforderungen und Inhaltsvorgaben an eine Verfahrensdokumentation genannt.

Der für die jeweilige Prüfung im Detail herangezogene Beurteilungsmaßstab richtet sich dabei stets nach Umfang und Ausgestaltung der jeweiligen DMS-Lösung und ist daher im Rahmen der Prüfung jeweils individuell auszurichten. So sind bei der Prüfung der unterschiedlichen Betriebs- bzw. Einsatzvarianten, wie etwa On-Premise oder Cloud, unterschiedliche Prüfungsschwerpunkte zu setzen.

Fazit

Mit Blick auf die zunehmende Bedeutung der Einhaltung rechtlicher oder auch branchenspezifischer Vorgaben wird der Prüfung und Zertifizierung von DMS-Lösungen augenscheinlich noch ein zu geringer Wert zugesprochen. Oftmals werden entsprechende Zertifizierungen mit marketingtechnischen Aspekten assoziiert, gleichwohl viel mehr dahinter steckt. So stellt die Prüfung und Zertifizierung der GoBD-Konformität einer DMS-Lösung nicht ausschließlich ein Qualitätsmerkmal dar; vielmehr soll
damit auch die gesetzeskonforme Nutzung dokumentiert und dem Anwender entsprechende Rechtssicherheit gegeben werden.

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