Ausweitungen der Mitteilungspflichten zum Transparenzregister

Praxistipp zu neuen Anforderungen an die Compliance von Unternehmen

Der Gesetzgeber verabschiedete am späten Abend des 10.06.2021 das „Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG)“. Die damit verbundene Änderung im Geldwäschegesetz ist für den Unternehmensstandort Deutschland von enormer Tragweite. Die Zahl der meldepflichtigen Unternehmen soll von bislang geschätzt 400.000 auf ca. 1,9 Mio. steigen. Damit besteht enormer Handlungsbedarf. Diejenigen Unternehmen, die ihren Meldepflichten nachgekommen sind, sollten die Gesetzesänderung zum Anlass nehmen, ihre bisherigen Meldungen zu überprüfen. Ein Wechsel der wirtschaftlichen Berechtigung oder eine Änderung meldepflichtiger Angaben über diese führt nämlich stets zu neuen Meldepflichten.

Transparenzregister wird Vollregister

Das Transparenzregister, in dem die wirtschaftlich Berechtigten von Unternehmen erfasst werden, wird zum 01.08.2021 ein sog. Vollregister. Hierdurch soll gewährleistet werden, dass die Transparenzregister in den Ländern der Europäischen Union mittels „strukturierter Datensätze“ miteinander vernetzt werden können.

Als wirtschaftlich Berechtigter gilt laut Gesetz jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar

• mehr als 25 % der Kapitalanteile hält oder

• mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert oder

• auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt.

Gibt es bei einer AG oder GmbH keine solche Person, sind die Mitglieder des Vorstands bzw. der Geschäftsführung sog. fiktive wirtschaftlich Berechtigte.

Anders als bislang ist es für die Erfüllung von Meldepflichten ab dem 01.08.2021 nicht mehr möglich, auf die Publikation und Transparenz von Daten in anderen Registern, z. B. dem Handelsregister, zu verweisen. Denn die bislang geltende Mitteilungsfiktion in § 20 Abs. 2 GwG wird ersatzlos gestrichen. Der berühmte „Federstrich“ des Gesetzgebers zeitigt einmal mehr enorme Wirkungen!

Erweiterung der Meldepflichten auf börsennotierte Unternehmen

Künftig sind auch börsennotierte Gesellschaften, deren Aktien zum Handel im regulierten Markt zugelassen sind, und ihre Tochtergesellschaften meldepflichtig. Deren wirtschaftlich Berechtigte sind nach den allgemeinen Regeln zu bestimmen.

Ausweitung auf ausländische Unternehmen bei Immobiliengeschäften

Grundsätzlich sind nur Unternehmen mit Sitz in Deutschland meldepflichtig. Schon bislang waren jedoch in die Meldepflicht auch solche ausländische Unternehmen einbezogen, wenn diese inländische „Direktimmobilien“ erwarben (Asset Deal). Eine Neuregelung sieht vor, dass ausländische Unternehmen zukünftig auch dann meldepflichtig werden, wenn sie Anteile an einer Gesellschaft erwerben, die über inländischen Grundbesitz verfügt. Die neue Regelung lautet:

Die Mitteilungspflicht „gilt auch für Vereinigungen mit Sitz im Ausland, wenn sie sich verpflichten, Eigentum an einer im Inland gelegenen Immobilie zu erwerben, wenn Anteile im Sinne des § 1 Abs. 3 des Grunderwerbsteuergesetzes sich bei ihr vereinigen oder auf sie übergehen, oder wenn sie im Sinne des § 1 Abs. 3a des Grunderwerbsteuergesetzes aufgrund eines Rechtsvorgangs eine wirtschaftliche Beteiligung innehaben.“ Letzteres betrifft sog. Share Deals, bei denen Anteile einer Gesellschaft in Höhe von mindestens 90 Prozent (bis 30.06.2021: 95 Prozent) auf ein ausländisches Unternehmen übergehen sollen.

Neue „automatische“ Eintragung für Vereine

Um den Großteil unter den ca. 600.000 eingetragenen Vereinen, die häufig ehrenamtlich geführt werden, von bürokratischen Anforderungen zu entlasten, ist für diese Rechtsform erstmals spätestens zum 01.01.2023, danach anlassbezogen (z. B. bei einem zum Vereinsregister angemeldeten Vorstandswechsel) eine „automatische“ Eintragung vorgesehen, sofern ein Verein bislang keine Daten über seine wirtschaftlich Berechtigten übermittelt haben sollte.

Der Bundesanzeiger Verlag wird hierbei als registerführende Stelle anhand der im Vereinsregister eingetragenen Daten eine Eintragung in das Transparenzregister vornehmen, ohne dass es hierfür einer Mitteilung durch den Verein selbst bedarf.

Im Rahmen dieser Eintragung werden alle Vorstandsmitglieder als sog. fiktive wirtschaftlich Berechtigte nach § 3 Abs. 2 Satz 5 GwG im Transparenzregister erfasst.

Soweit die erforderlichen Daten nicht im Vereinsregister vorhanden sind, wird als Wohnsitzland Deutschland und als (einzige) Staatsangehörigkeit die deutsche Staatsangehörigkeit angenommen. Die auf diese Weise eingetragenen Daten gelten als Angaben des Vereins, soweit der Verein dem Bundesanzeiger Verlag keine abweichenden Angaben mitteilt. In besonders gelagerten Einzelfällen kann es jedoch bei der Mitteilungspflicht auch für Vereine bleiben. Die Gesetzesänderung darf also auch von Vereinsvorständen nicht ignoriert werden.

Für Gesellschaften bzw. Vereinigungen, die aufgrund der Gesetzesänderung erstmals meldepflichtig werden, gelten folgende Übergangsfristen, innerhalb derer die Mitteilung des/der wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister erfolgen muss:

Keine einmalige, sondern fortlaufende Meldepflicht

Nach § 20 Abs. 1 Geldwäschegesetz trifft juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften die Pflicht, Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten

• einzuholen,

• aufzubewahren,

• auf aktuellem Stand zu halten und

• unverzüglich an das Transparenzregister zu melden, in das sie eingetragen werden.

Die Meldepflicht erstreckt sich auch auf spätere Änderungen der Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten, ohne dass es einer Aufforderung durch die registerführende Stelle bedarf. Sämtliche Eintragungen sind also stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Ansonsten droht wieder ein Bußgeld.

Gesetzgeber geht von jährlicher Prüfung der Geschäftsleitung aus

Um die Angaben stets auf dem aktuellen Stand zu halten, geht der Gesetzgeber davon aus, dass die Geschäftsleitung zumindest jährlich zu überprüfen hat, ob ihr Informationen bekannt geworden sind, aus denen sich eine Änderung der wirtschaftlich Berechtigten ergibt. Bei der Pflicht, entsprechende Angaben einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und an das Register weiterzugeben, handelt es sich nach Auffassung des Gesetzgebers überdies um Compliance-Pflichten. Diese Compliance-Pflichten erfordern, dass geeignete interne Organisationsmaßnahmen ergriffen werden, mittels derer die gesetzlichen Aufgaben erfüllt werden können. Daher ist es Aufgabe der Geschäftsleitung, solche Organisationsmaßnahmen zu etablieren, die sicherstellen, dass die eingeholten Informationen umgehend dokumentiert und dem Transparenzregister mitgeteilt werden. Falls die Geschäftsleitung hier pflichtschuldig bleibt, kann dies zu einer bußgeldbewehrten Ordnungswidrigkeit führen (BT-Drs. 18/11555, S. 127); schon in einfach gelagerten Fällen kann das Bußgeld bis zu EUR 100.000 betragen.

Wer kann Einsicht nehmen?

Das Transparenzregister ist für die Öffentlichkeit einsehbar. Ein „berechtigtes Interesse“ oder dergleichen muss nicht glaubhaft gemacht werden. Wie bereits bisher besteht immerhin für wirtschaftlich Berechtigte, die aufgrund der Gesetzesänderung erstmalig zum Transparenzregister gemeldet werden müssen, die Möglichkeit, einen Antrag auf Beschränkung der Einsichtnahme in das Transparenzregister zu stellen, um deren persönliche Daten zu schützen. Die Voraussetzung für eine solche Beschränkung ist jedoch hoch: Einer Einsichtnahme müssen überwiegende schutzwürdige Interessen des wirtschaftlich Berechtigten entgegenstehen. Das wird z. B. für den Fall anerkannt, in dem eine Einsichtnahme den wirtschaftlich Berechtigten der Gefahr aussetzen würde, Opfer von schweren Straftaten zu werden.

PSP-Praxistipp:

Zahlreiche Auslegungsfragen und eine schwierige technische Handhabung erschweren meldepflichtigen Unternehmen und anderen Organisationen (z. B. Stiftungen), das Thema Transparenzregister rechtssicher anzugehen.

Wer als verantwortliches Organmitglied „sein“ Unternehmen, seinen Verein oder seine Stiftung jetzt noch nicht registriert und dessen wirtschaftlich Berechtigte gemeldet und/oder die in einem Vorjahr gemeldeten Daten nicht auf ihre Aktualität überprüft hat, sollte dies jedoch tun oder (bei Vereinen) die automatische Meldung auf ihre Richtigkeit hin überprüfen. PSP unterstützt Sie gerne bei der Ermittlung des/der wirtschaftlich Berechtigten, der Abgabe von Meldungen sowie der Überprüfung der bisherigen Meldepraxis und den damit zusammenhängenden Fragen (v.a. zum Inhalt konkreter Meldungen, Berichtigungen, Anträgen auf Beschränkung der Einsichtnahme etc.).