Home Office, Workation & Remote Work aus steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Sicht

Das Home Office ist seit der COVID-19-Pandemie für viele aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Daneben gewinnen inzwischen weitere flexible Arbeitskonzepte an Bedeutung. Arbeitnehmer wollen ihren Arbeitsalltag flexibler gestalten und wünschen sich zunehmend, ihre Tätigkeit teils individueller und ortsungebunden – auch im Ausland – erbringen zu können. Dass es in diesem Zusammenhang neben ganz praktischen Fragen (z. B. Visavoraussetzungen) insbesondere auch an steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Vorgaben und Hürden zu denken gilt, soll dieser Beitrag beleuchten.

Wo wird versteuert?

Für deutsche Arbeitnehmer, die im Rahmen eines New Work Modells in verschiedenen Ländern tätig sind, wird in der Regel früher oder später die Frage aufkommen, welches Land das Recht zur Besteuerung an dem erwirtschafteten Arbeitseinkommen hat. Die Antwort hängt dabei vorrangig von der Frage ab, ob ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) mit dem jeweiligen Land besteht. Ist dies der Fall und wird die Tätigkeit in dem jeweiligen Land nicht länger als 183 Tage innerhalb eines Zeitraumes von zwölf Monaten ausgeführt, bleibt der Arbeitnehmer mit seinem Arbeitseinkommen in der Regel allein in Deutschland steuerpflichtig. Der ausländische Staat wird regelmäßig auf eine etwaige Besteuerung verzichten. Dennoch sollte bei jedem Arbeitsauslandsaufenthalt im Vorfeld das entsprechende DBA zu Rate gezogen werden, um beurteilen zu können, welche steuerlichen Folgen sich ergeben können. Existiert hingegen kein DBA, wird das Risiko einer möglichen Doppelbesteuerung virulent.

Wo muss der Arbeitgeber Lohnsteuer abführen?

Grundsätzlich ist der deutsche Arbeitgeber weiterhin zum Lohnsteuerabzug verpflichtet, auch wenn der Arbeitnehmer im Ausland tätig ist. Wird der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Tätigkeit aber (auch) in einem anderen Staat steuerpflichtig, so kann die Lohnsteuerabzugsverpflichtung des Arbeitgebers im Inland begrenzt werden oder ausscheiden. Hierzu ist – auch zur Vermeidung eines Lohnsteuerhaftungsrisikos – allerdings stets eine sogenannte Freistellungsbescheinigung beim zuständigen Finanzamt zu beantragen. Nur wenn dem Arbeitgeber eine solche Freistellungsbescheinigung vorliegt, ist er berechtigt, den Lohnsteuereinbehalt (gegebenenfalls auch nur anteilig) zu unterlassen. Anderenfalls können Nachforderungen des Finanzamtes drohen. Ob der deutsche Arbeitgeber schlimmstenfalls zudem auch im Ausland (lohn-)steuerlich tätig werden muss, sollte stets mit einem im jeweiligen Staat ansässigen Berater besprochen werden.

Wo muss der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge abführen?

Arbeitnehmer unterliegen grundsätzlich in dem Land der Sozialversicherungspflicht, in dem sie den wesentlichen Teil ihrer Tätigkeit (d. h. mehr als 25 %) erbringen. Auch im Rahmen von New Work Modellen wird dies in der Regel der Wohnsitzstaat sein bzw. bleiben. Werden dagegen weniger als 25 % der Tätigkeit in Deutschland ausgeübt, so unterliegen Arbeitnehmer der Sozialversicherungspflicht in dem Land, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat. Sofern Arbeitnehmer ihrer Tätigkeit im Ausland nachgehen, dient die sogenannte „A1-Bescheinigung“ als Nachweis dafür, dass ein bestimmter Staat (d. h. in der Regel der Wohnsitzstaat) für die soziale Sicherheit zuständig ist. Diese Bescheinigung muss grundsätzlich vor Beginn jeder Erwerbstätigkeit im EU-/EWR-Ausland sowie der Schweiz bei den zuständigen Sozialversicherungsträgern beantragt werden, unabhängig davon, ob es sich um eine Dienstreise oder anderweitige Arbeitsauslandsaufenthalte handelt. Liegt diese vor, dient sie als Nachweis darüber, dass der betreffende Arbeitnehmer weiterhin in seinem Wohnsitzstaat der Sozialversicherung unterliegt. Ist eine Tätigkeit im Drittstaatengebiet geplant, wird die Frage der Sozialversicherungspflicht häufig durch zwischenstaatliche Sozialversicherungsabkommen geregelt. Dabei kommt es insbesondere darauf an, zu welchen Versicherungszweigen Regelungen getroffen wurden. Sofern im Einzelfall abkommensrechtliche Vereinbarungen fehlen, ist nach deutschem Recht durch den zuständigen Sozialversicherungsträger zu entscheiden, ob die deutschen Rechtsvorschriften anwendbar bleiben. Gleichzeitig sind aber auch die Vorschriften des anderen Staates dahin gehend zu prüfen, ob unter Umständen auch dort eine Sozialversicherungspflicht besteht.

Fazit

New Work Modelle werden bereits heute und könnten künftig noch verstärkt als Instrument zur Mitarbeitergewinnung und -bindung genutzt werden, um über die klassischen Rahmenbedingungen hinaus mehr Flexibilität im Arbeitsalltag zu ermöglichen. Da eine Tätigkeit im Ausland aber u. a. mit (lohn-) steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Fragen einhergeht, sollten sich die Beteiligten vorab über mögliche Fallstricke informieren. Für Arbeitgeber kann es zudem sinnvoll sein, eine unternehmensinterne Richtlinie zu erarbeiten, in der Rahmenbedingungen und Prozesse im Zusammenhang mit Auslandstätigkeiten der Arbeitnehmer geregelt sind. Wir unterstützen Sie hierbei gerne.