Prozessoptimierung durch E-Rechnung und Mobiles Scannen

Der elektronische Austausch von Rechnungen, kurz E-Rechnung, ist vor allem eines – ein Prozessbeschleuniger. Warum sich dies positiv auf die Kapitalkosten eines Unternehmens auswirken kann und welche neuen Anwendungen den Unternehmen einen echten Mehrwert bringen, erfahren Sie nachfolgend.

Selbst im Zeitalter der Digitalisierung durchlaufen Rechnungen unverändert diverse manuelle Prozessschritte und sind zahlreichen Medienbrüchen ausgesetzt. Viele Unternehmen suchen Zuflucht im Austausch von PDF-Rechnungen, allerdings ist damit, außer der Ersparnis des Portos, zumeist kaum etwas gewonnen, handelt es sich dabei doch lediglich um ein digitales Abbild in unstrukturierter Form. Eine spürbare Prozessverbesserung lässt sich erst durch den Austausch von Daten erreichen, die als EDI- oder XML-Datensatz bilateral ausgetauscht werden.

Idealerweise werden dabei die für einen automatisierten Prozess erforderlichen Rechnungs- bzw. Buchungsdaten bereits vom Lieferanten erzeugt bzw. vorgegeben. Über einen korrespondierenden Bestellbezug werden die E-Rechnungen bei Eingang dann automatisiert mit der bereits genehmigten Bestellung und ggf. dem Wareneingang abgeglichen (sog. „3-Way-Match“), was eine weitere aufwendige und gegebenenfalls wiederum papierbasierte Rechnungseingangsprüfung weitgehend entbehrlich macht. Auf diese Weise werden die Rechnungsdaten automatisiert erfasst und verbucht. Dazu verbessert die generelle Erhöhung des Bestellbezugs das interne Kontrollsystem (IKS), indem nur eine autorisierte Bestellung zu einem Einkauf berechtigt und vermeidet unkontrolliertes Einkaufsverhalten (sogenanntes „Maverick-Buying“).

Mithilfe einer elektronischen Nachverfolgung von Rechnungsabläufen können dazu Bearbeitungsverzögerungen rasch identifiziert und vermieden werden. Die E-Rechnung trägt damit wesentlich zur Optimierung der Financial Supply Chain sowie der damit einhergehenden Kapitalkosten eines Unternehmens bei. Dabei ergeben sich gleichermaßen Vorteile für die Lieferanten wie auch für die Kunden selbst. So erhalten Lieferanten über Rechnungsstatusmeldungen einen jederzeitigen Überblick zum Stand der jeweiligen Ausgangsrechnungen. Hierüber lässt sich die Liquidität der entsprechenden Forderungen steuern und Liquiditätsengpässen entgegenwirken. Die Kunden wiederum profitieren neben einer nahtlosen Übernahme in die entsprechenden Rechnungs- und Buchungssysteme insbesondere von schnellen Bearbeitungszeiten und etwa der Sicherstellung des Skontoabzuges.

Die Vorteile der E-Rechnung auf einen Blick

  • Vermeidung von Medienbrüchen
  • Optimierung der Kapitalkosten
  • Automatisierte Verbuchung
  • Höhere Prozesssicherheit
  • Verbesserung des internen Kontrollsystems (IKS)

Dabei geht es längst nicht mehr nur um den klassischen Rechnungseingang. Auch auf andere Weise lassen sich Medienbrüche vermeiden und Prozesseffizienzen heben. Ein aktuelles Beispiel stellt das Mobile Scannen oder Mobile Capturing dar. Die Idee dahinter: Statt Reisekostenbelege in Papierform einzureichen, was nicht selten ein aufwendiges und zeitraubendes Prozedere ist, werden die Belege mittels Smartphone fotografiert und elektronisch in das Unternehmen zur Prüfung und weiteren Verarbeitung übermittelt.

Während die Digitalisierung von Papierbelegen durch stationäre Scanner im Unternehmen inzwischen nahezu einen Standardprozess darstellt, entstehen mit der Verbreitung mobiler Endgeräte wie Smartphones oder Tablets so neue Anwendungsszenarien. Schnell wirft dies jedoch die berechtigte Frage auf, ob der fotografisch festgehaltene Beleg auch steuerlich anerkannt wird und letztlich die Vorgaben an eine Tax Compliance uneingeschränkt erfüllt sind. Die Antwort lautet ja, allerdings bedarf es einer speziellen Prozessausgestaltung und Dokumentation, welche sich jedoch – mit Blick auf das enorme Einsparpotenzial – durchaus rechnet und darauf kommt es schließlich an.

Die Vorteile des Mobilen Scannens auf einen Blick

  • Direkte ERP-Integration
  • Vermeidung von Medienbrüchen
  • Verkürzung der Prozesslaufzeiten
  • Ortsunabhängigkeit

Sowohl die E-Rechnung, als auch innovative Anwendungen wie das Mobile Scannen tragen dazu bei, die Prozesse im Unternehmen zu verbessern. Auch wenn steuerliche Vorgaben dabei nicht im Vordergrund stehen sollten, Berücksichtigung finden müssen diese allemal. Als Berater an der Schnittstelle zwischen Steuerrecht und Informationstechnologie sehen wir uns beidem verpflichtet – Prozessoptimierungen in Ihrem Unternehmen und der Gewinnung steuerlicher Sicherheit.

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