Was bedeutet „Ersetzendes Konvertieren“?
Experten erläutern die GoBD

Der 8. Artikel aus der Reihe „GoBD-Expertenerläuterungen“ widmet sich dem Thema „Ersetzendes Konvertieren“. Die GoBD-Experten erläutern die Frage, inwieweit die geplante Neufassung der GoBD Erleichterungen im Zusammenhang mit Formatkonvertierungen mit sich bringt und welche gesetzlichen Vorgaben dabei zu beachten sind.

Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, hat das Bundesministerium der Finanzen dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind.

Eine grundsätzliche Frage, welche die Unternehmen im Zusammenhang mit den GoBD seit deren Erscheinen beschäftigt, betrifft die Anforderungen bzw. die Zulässigkeit von sogenannten Formatkonvertierungen für empfangene oder intern, ursprünglich in einem anderen Format erzeugte Unterlagen. Diesem für die Praxis wichtigen Thema hatte sich bereits die Ausgabe 7 unserer Reihe „Experten erläutern die GoBD“ angenommen. Bereits hier wurde aufgezeigt, unter welchen Voraussetzungen von einer doppelten Aufbewahrungspflicht für die ursprüngliche und die konvertierte Fassung abgesehen werden könnte. Die entsprechenden Vorschläge fanden zugleich Eingang in eine Eingabe an das Bundesministerium der Finanzen, mit der Bitte um entsprechende Klarstellung der GoBD.

Inzwischen liegt der Entwurf einer Neufassung der GoBD vor. Dieser sieht erfreulicherweise auch Erleichterungen im Zusammenhang mit Formatkonvertierungen vor und erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen die isolierte Aufbewahrung der konvertierten Fassung, weshalb wir in in diesen Fällen vom sog. „Ersetzenden Konvertieren“ sprechen.

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