Neufassung der GoBD veröffentlicht
Kommentierung der Neufassung

Was lange währt, wird endlich wahr. Mit Datum vom 11.07.2019 wurde die von vielen herbeigesehnte Neufassung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) veröffentlicht. Neben den bereits aus der Entwurfsfassung bekannten Änderungen in Bezug auf die Zulässigkeit des Mobilen Scannens von Papierbelegen sowie Erleichterungen bei Formatkonvertierungen wartet die Neufassung dazu mit einer durchaus positiven Überraschung zum Datenzugriff auf, doch der Reihe nach.

Wie bereits aus dem Entwurf der GoBD-Novellierung bekannt, stellt die Finanzverwaltung nun unmissverständlich klar, dass eine Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen, welche in Papierform empfangen wurden, mit den verschiedensten Arten von Geräten wie Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scanstraßen erfolgen kann. Damit steht künftig dem Mobilen Scannen mittels Smartphone und App nichts mehr im Wege, zumindest aus steuerlicher Sicht. Den Unternehmen eröffnen sich damit zahlreiche Anwendungsfälle zur Prozessdigitalisierung, allen voran die Möglichkeit, Reisekostenbelege mittels Smartphone zu fotografieren und medienbruchfrei ins Unternehmen zu übertragen.

Eine weitere bereits bekannte Nachjustierung betrifft Erleichterungen im Zusammenhang mit Formatkonvertierungen. So war es nach der Urfassung der GoBD im Grundsatz erforderlich, dass bei einer Formatumwandlung in ein unternehmenseigenes Format, sogenanntes Inhouse-Format, stets beide Versionen elektronisch archiviert werden mussten. Dabei war die Sinnhaftigkeit dieser Vorgabe eher fraglich, insbesondere dann, wenn eine Konvertierungsvariante gewählt wird, bei welcher im Vergleich zur Ursprungsversion keinerlei Informationen verloren gehen. Auch hier hat die Finanzverwaltung die Zeichen der Zeit erkannt und gesteht den Unternehmen in ausgewählten Fällen nun die isolierte Aufbewahrung der konvertierten Fassung zu. Insbesondere wird vorausgesetzt, dass es zu keiner bildlichen oder inhaltlichen Veränderung kommt, bei der Konvertierung keine steuerrelevanten Informationen verloren gehen und das Datenzugriffsrecht im Betriebsprüfungsfall nicht eingeschränkt wird. Diese, auch als Ersetzendes Konvertieren bezeichnete Neuerung verschafft dem Unternehmen deutliche Erleichterungen, etwa wenn es darum geht Archivbestände, welche im TIF-Format vorliegen, in das deutlich modernere PDF-Format zu überführen.

Neben den mehr oder weniger bereits bekannten Änderungen wartet die Neufassung der GoBD jedoch noch mit einer weiteren positiven Nachricht für die Wirtschaft auf. Hintergrund ist die bestehende Vorgabe, dass im Betriebsprüfungsfall stets auch die im Unternehmen vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten zur Prüfung der steuerrelevanten Daten genutzt werden dürfen. Die Krux dabei, dies gilt unabhängig von künftigen Wechseln im Hard- und Softwarebereich. So sind auch nach einem Systemwechsel, einer Systemänderung oder einer Datenauslagerung die bisherigen Auswertungsvarianten zu erhalten, gewissermaßen zu konservieren. Gelingt es dem Unternehmen nicht, diese Auswertungsmöglichkeiten in ein neues oder modifiziertes Folgesystem zu migrieren, ist die ursprüngliche Hard- und Software  weiterhin vorzuhalten. Betrachtet man allerdings die Unternehmensrealität, so stellt sich diese Anforderung in diversen Fällen als unlösbar, zumindest sehr aufwendig dar und steht dazu im Gegensatz zu heutigen IT-Halbwertzeiten.

Auch dieser Hilferuf wurde mit der Aktualisierung der GoBD gehört. Sofern noch nicht mit Außenprüfungen begonnen wurde, soll es demnach im Falle eines Systemwechsels oder einer Datenauslagerung aus dem Produktivsystem zukünftig ausreichend sein, wenn nach Ablauf des 6. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der sogenannte Z3-Zugriff in Form der Datenträger zur Verfügung gestellt wird. Auch diese Neuerung ist uneingeschränkt zu begrüßen, gibt sie den Unternehmen doch die Möglichkeit, betriebswirtschaftlich sowie IT-zentriert zu agieren. Als Fazit ist der Neufassung der GoBD ein durchweg positives Votum zu attestieren. So wurden viele Anliegen der Wirtschaft berücksichtigt und der Weg zur weiteren Digitalisierung steuerlich relevanter Prozesse geebnet.

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