Neufassung der GoBD veröffentlicht
Eine erste Kommentierung der Neufassung

Doppelt hält besser. Mit Datum vom 28.11.2019 wurde die von vielen herbeigesehnte Neufassung der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) veröffentlicht. Da war doch was, mag der ein oder andere Leser denken und erinnert sich an die bereits publizierte Neufassung vom 11.07.2019, die jedoch kurz nach Veröffentlichung wieder aus dem Netz verschwand. Hoffen wir nun auf eine längere Halbwertszeit und werfen einen ersten Blick auf die wesentlichen Änderungen der Neufassung der GoBD.

GoBD(neu) und Mobiles Scannen

Obgleich die herrschende Meinung bereits bislang davon ausgegangen war, dass die Vorgaben der GoBD zur elektronischen Erfassung von Papierbelegen (Scanvorgang) auch für den Fall des Fotografierens mit mobilen Endgeräten gelten (Mobiles Scannen), so war dies den GoBD bislang nicht zweifelsfrei zu entnehmen und hat bei den Unternehmen entsprechend für Verunsicherung gesorgt. Mit der nun vorgenommenen Formulierung in Randziffer 130 der GoBD(neu) kommt die Finanzverwaltung diesem Anliegen der Praxis sowie den Möglichkeiten der zunehmenden Digitalisierung uneingeschränkt nach. Entsprechend wird klargestellt, dass eine Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen, welche in Papierform empfangen wurden, mit den verschiedensten Arten von Geräten wie Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scanstraßen erfolgen kann.

Damit erkennen die GoBD(neu) die bildliche Erfassung von Papierbelegen an, unabhängig davon, ob der Scan- bzw. Fotografiervorgang mobil, stationär, zentral oder dezentral erfolgt. Unabhängig von der jeweiligen Typologie müssen für eine steuerliche Anerkennung die Anforderungen der GoBD stets durchweg erfüllt werden. Hierfür – und dies galt bislang bereits für den Scanvorgang an sich – bedarf es insbesondere einer steuerlichen Verfahrensdokumentation, die für den End-to-end-Prozess (vom Belegeingang, über die Belegverarbeitung, Aufbewahrung und die Bereitstellung für den Datenzugriff) dezidiert darlegt, wie die Anforderungen der GoBD eingehalten werden. Dies vorausgesetzt steht dem Mobilen Scannen künftig nun nichts mehr im Weg, zumindest nicht aus steuerlicher Sicht. Den Unternehmen eröffnen sich damit zahlreiche Anwendungsfälle zur Prozessdigitalisierung, allen voran die Möglichkeit, Reisekostenbelege mittels Smartphone zu fotografieren und medienbruchfrei ins Unternehmen zu übertragen.

GoBD(neu) und bildliche Erfassung im Ausland

Eine weitere Neuerung im Kontext des mobilen Scannen, betrifft die Frage der Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Endgeräte im Ausland. Hier führen die GoBD(neu) unternehmensfreundlich in Randziffer 130 bzw. 136 aus, dass einer bildlichen Erfassung mobiler Geräte (z. B. Smartphones) auch im Ausland nichts entgegensteht, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden. Dies betrifft etwa Belege, die im Rahmen einer Dienstreise im Ausland angefallen sind. In diesem Zusammenhang wartet Randziffer 136 der GoBD(neu) mit einer weiteren Erleichterung für die Unternehmen auf. Demnach wird es nicht beanstandet, wenn papierbasierte Ursprungsbelege im Rahmen einer bereits genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland (§ 146 Abs. 2a AO) an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht und dort bildlich erfasst (digitalisiert) werden. Die Zulässigkeit dieses Verbringens mit anschließender Digitalisierung war bislang strittig und wird nun durch die Neufassung der GoBD legitimiert. Lediglich hat die bildliche Erfassung zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland zu erfolgen.

GoBD(neu) und Formatkonvertierungen

Eine weitere bereits aus der Entwurfsfassung bekannte Nachjustierung betrifft Erleichterungen im Zusammenhang mit Formatkonvertierungen. So war es bereits nach der Erstfassung der GoBD im Grundsatz erforderlich, dass bei einer Formatumwandlung in ein unternehmenseigenes Format, sogenanntes Inhouse-Format, stets beide Versionen elektronisch archiviert werden mussten. Dabei war die Sinnhaftigkeit dieser Vorgabe eher fraglich, insbesondere dann, wenn eine Konvertierungsvariante gewählt wird, bei der im Vergleich zur Ursprungsversion keinerlei Informationen verloren gehen. Auch hier hat die Finanzverwaltung die Zeichen der Zeit erkannt und gesteht den Unternehmen in ausgewählten Fällen nun die isolierte Aufbewahrung der konvertierten Fassung zu. Insbesondere wird in Randziffer 135 vorausgesetzt, dass es zu keiner bildlichen oder inhaltlichen Veränderung kommt, bei der Konvertierung keine steuerrelevanten Informationen verloren gehen und das Datenzugriffsrecht im Betriebsprüfungsfall nicht eingeschränkt wird. Diese, auch als ersetzendes oder verlustfreies Konvertieren bezeichnete Neuerung verschafft dem Unternehmen deutliche Erleichterungen, etwa wenn es darum geht, Archivbestände, welche im TIF-Format vorliegen, in das deutlich modernere PDF-Format zu überführen.

GoBD(neu) und Datenzugriffsberechtigung

Neben den mehr oder weniger bereits bekannten Änderungen wartet die Neufassung der GoBD noch mit einer deutlichen Erleichterung für die Wirtschaft auf. Zum Hintergrund: Bei der Ausübung der Datenzugriffsberechtigung unterscheidet § 147 Abs. 6 der Abgabenordnung zwischen der Möglichkeit eines unmittelbaren (Z1-Zugriff) und eines mittelbaren Datenzugriffsrechts (Z2-Zugriff) sowie der Überlassung von Daten auf Datenträgern (Z3-Zugriff).

Dabei umfasst der Z1-Zugriff stets auch die Nutzung der im Unternehmen vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten durch den Betriebsprüfer. Die Krux dabei, dies gilt unabhängig von künftigen Wechseln im Hard- und Softwarebereich. So sind auch nach einem Systemwechsel, einer Systemänderung oder einer Datenauslagerung die bisherigen Auswertungsvarianten zu erhalten, gewissermaßen zu konservieren. Gelingt es dem Unternehmen nicht, diese Auswertungsmöglichkeiten in ein neues oder modifiziertes Folgesystem zu migrieren, ist die ursprüngliche Hard- und Software  weiterhin vorzuhalten. Betrachtet man allerdings die Unternehmensrealität, so stellt sich diese Anforderung in diversen Fällen als unlösbar, zumindest sehr aufwendig dar und steht dazu im Gegensatz zu heutigen IT-Halbwertzeiten.

Typisches Beispiel: Das Unternehmen wechselt auf ein Nachfolgesystem, welches nicht mehr über den bisherigen Auswertungsumfang verfügt. Die Gründe hierfür können sowohl im Eigeninteresse des Unternehmens liegen (Merger, Konsolidierung der IT-Landschaft etc.) oder aber auch fremdbestimmt sein (Insolvenz des Systemherstellers, technische Vorgaben von Kunden etc.). So werden Systemwechsel in neue Softwareprodukte, die keine unveränderte Auswertbarkeit von Altdaten erlauben, teilweise nicht vermeidbar sein. Gerade in derartigen Fallkonstellationen wirkt die Forderung zur Beibehaltung der bisherigen Auswertungsmöglichkeiten regelrecht kontraproduktiv und steht im Zweifel dem informationstechnischen Bedarf im betroffenen Unternehmen entgegen. Das Vorhalten eines für betriebliche Zwecke nicht mehr erforderlichen IT-Systems erscheint dazu auch wenig zielführend: Fehlen Hardware-Ersatzteile, Software-Updates oder das Know-how ausgeschiedener Mitarbeiter für den Umgang mit dem veralteten Buchführungssystem, so sind vernünftige Auswertungen oder Datenbereitstellungen nicht mehr möglich.

Für Abhilfe soll hier das aktuell vom Bundesrat verabschiedete dritte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG III) mit einer Ergänzung des § 147 Abs. 6 AO sorgen, welches auch in der Neufassung der GoBD (Randziffer 164) seinen Niederschlag gefunden hat: Sofern noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde, soll es im Falle eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem künftig ausreichend sein, wenn nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt, nur noch der Z3-Zugriff zur Verfügung gestellt wird. Auch diese Neuerung ist uneingeschränkt zu begrüßen, gibt sie den Unternehmen doch die Möglichkeit, betriebswirtschaftlich sowie IT-zentriert zu agieren.

Fazit GoBD(neu) 

Als Fazit bleibt festzuhalten, dass die Finanzverwaltung mit der Neufassung der GoBD sowohl der Unternehmensrealität als auch den IT-technischen Gegebenheiten gerecht wird. Zugleich ist der Weg zur weiteren Digitalisierung steuerlich relevanter Prozesse geebnet. So ist der Neufassung der GoBD ein durchwegs positives Votum zu attestieren und das Warten hat sich letztlich gelohnt.

Mehr zur Neufassung der GoBD erfahren Sie zeitnah in unserem GoBD-Leitfaden für die Unternehmenspraxis, der sich aktuell in Überarbeitung befindet, sowie in der geplanten GoBD Webinar-Reihe. Wenn Sie keine GoBD-Meldungen von PSP verpassen möchten, dann abonnieren Sie einfach unseren GoBD-Alert!

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