Was bedeutet „Mobiles Scannen“?
Experten erläutern die GoBD

Der 3. Artikel aus der Reihe „GoBD-Expertenerläuterungen“ widmet sich dem Thema „Mobiles Scannen". Die Experten beleuchten dabei die Rahmenbedingungen und Herausforderungen IT-gestützter Prozesse aus Sicht der Finanzverwaltung. Auch werden die verschiedenen Vorgaben an das neue Verfahren zur Dokumentation von Unterlagen bzw. Aufzeichnungen aufgezeigt und erläutert.

Im Zeitalter von Smartphones und anderen mobilen Endgeräten mit Fotofunktion stellt sich zunehmend die Frage, inwieweit der fotografisch festgehaltene Beleg steuerrechtlich anerkannt wird.

Vor allem seit über entsprechende „Scanner-Apps“ die Möglichkeit besteht, Belege komfortabel abzulichten und medienbruchfrei (etwa via spezieller App) an das Unternehmen zu übermitteln, stellt sich für Unternehmen die Frage der steuerlichen und insbesondere umsatzsteuerlichen Anerkennung der zugrunde liegenden, auf diese Art und Weise erzeugten elektronischen Belege. Den Maßstab hierfür bilden aktuell die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Aus Prozesssicht besteht die Zielsetzung der Unternehmen dabei stets darin, den Papierbeleg vom weiteren Prozess auszunehmen, mithin zu vernichten.

Ausgehend vom Grundsatz der Unveränderbarkeit dürfen nach § 146 Abs. 4 AO Buchungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Dazu dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden, die keinen Rückschluss darauf zulassen, ob sie ursprünglich oder erst später initiiert wurden. Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (auch entsprechende Belege), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig als auch softwaremäßig oder organisatorisch gewährleistet werden.

Damit ist zunächst festzuhalten, dass die zur Ablichtung verwendeten mobilen Endgeräte als Teil des unternehmerischen DV-Systems gelten und diese insoweit auch die Anforderungen an die Unveränderbarkeit sicherstellen müssen.

Doch was bedeuten diese Vorgaben konkret?

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