IT-Migrationsprojekte erfolgreich managen
Umstellungsprojekte im Rahmen der IT-Landschaft stellen gerade mittelständische Unternehmen vor immense Herausforderungen. Nicht selten sind sich die Unternehmensverantwortlichen der Tragweite – beispielsweise einer Umstellung des ERP-Systems – nur unvollständig bewusst. Dabei gilt es stets bereits im Vorfeld die richtigen Fragen zu stellen. Diese sollen nachfolgend am Beispiel „SAP“ beleuchtet werden.
Viele Unternehmen in Deutschland, aber auch weltweit, haben den 31. Dezember 2027 groß im Kalender angekreuzt. Dieses Datum, und einhergehend damit das Ende der Mainstream Maintenance der SAP Business Suite 7 (SAP ERP 6.0), rückt stetig näher. Bisher sind Schätzungen zufolge gerademal knapp 20 % der SAP ERP Kunden auf das Folgesystem – SAP S/4HANA – umgestiegen. Dabei bringt das seit 2015 angebotene SAP S4/HANA neben den erhofften Mehrwerten wie einer deutlich performanteren Datenbank, ansprechenderen Anwenderoberflächen sowie der Möglichkeit, die IT-Landschaft zu homogenisieren und zwischen diversen Betriebsmodellen zu wählen, auch berechtigte Bedenken mit sich. Für einen erfolgreichen Schritt zur nächsten Generation sollten sich die Unternehmensverantwortlichen vornehmlich folgende Fragen stellen:
Wie soll migriert werden?
Im Rahmen eines Vorprojektes sollte zunächst der richtige Migrationsansatz für das Unternehmen ermittelt werden. Dabei sind diverse Aspekte zu berücksichtigen, angefangen von den Anforderungen an das System und die abgebildeten Prozesse, die verfügbaren personellen und finanziellen Ressourcen sowie den gewünschten zeitlichen Rahmenbedingungen.
Wer ist der richtige Partner?
Die Auswahl des Migrationspartners ist eine der zentralen Weichenstellungen. Neben der preislichen Komponente sollten jedoch zwingend weitere Entscheidungskriterien ins Kalkül gezogen werden. Dazu zählen das Vertrauen in den Ansatz, die Reife des Migrationskonzeptes, der Leistungskatalog, die Seriosität des Angebotes hinsichtlich des zeitlichen Rahmens, die Erwartung an die Mitwirkung von Mitarbeitenden aus Ihrer Organisation, aber auch die festgelegten qualitätssichernden Maßnahmen einschließlich der Dokumentation.
Sind die Fachbereiche bereit für eine Migration?
Ein Migrationspartner muss sich tiefgreifend mit den Prozessen des Unternehmens auseinandersetzen. Notwendige Voraussetzung für eine erfolgreiche Migration ist deshalb die genaue Kenntnis darüber, wie die IST-Prozesse ausgestaltet sind und wie diese tatsächlich im Unternehmen gelebt werden. Denn nur basierend auf einem klaren und hinreichend granularen Verständnis über die Aufgaben und Arbeitsabläufe können fachliche Anforderungen definiert und wirksame Abnahmetests – sogenannte „User Acceptance Tests“ – definiert werden.
Was soll mit dem Altsystem geschehen?
Die Erfahrung lehrt, dass ein dauerhafter Weiterbetrieb des Altsystems in den seltensten Fällen zielführend ist. Jedoch bringt die Stilllegung des Altsystems auch diverse Fragen – beispielsweise zu aufbewahrungspflichtigen Daten (Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Handels- und Geschäftsbriefe etc.) und dem Umgang mit zu löschenden Daten (Zweckbindung personenbezogener Daten und einhergehendes Löschgebot) – mit sich. Nicht zuletzt könnte sich auf dem Altsystem ein reichhaltiger Schatz an Daten verbergen, dessen Nutzbarmachung für den weiteren Geschäftsbetrieb von großem Vorteil sein kann und gerade nicht verloren gehen sollte.
Die vorgenannten Fragen und Problemstellungen am Beispiel „SAP“ sind auf jegliche Art von ITTransformationen übertragbar. Gerne unterstützen wir Sie zum einen organisationsintern, beispielsweise beim Aufnehmen und der Definition Ihrer Anforderungen, der Prüfung von Konzepten, der Testabdeckung, der Plausibilisierung der Zeitleiste sowie der Validierung der Testläufe und Migration. Zum anderen helfen wir Ihnen auch bei der Überprüfung und Steuerung Ihres externen Migrationspartners. Zu guter Letzt gilt es, die Prüfungsschritte für diverse Prüfungen (z. B. Betriebsprüfung oder Jahresabschlussprüfungen) zu konzipieren, durchzuführen, aufzubereiten und zu dokumentieren. In all diesen Punkten finden Sie in uns einen erfahrenen Partner, der Ihnen als ganzheitlicher Berater zur Seite steht.