Corona-Resilienz für Non-Profit-Organisationen
Virtuelle Mitgliederversammlungen und Gremiensitzungen in Krisensituationen

Im diesem PSP-Praxistipp für Stiftungen/NPO erfahren Sie, unter welchen Voraussetzungen virtuelle Mitgliederversammlungen oder Gremiensitzungen zulässig sind und welche Möglichkeiten zur Flexibilisierung bzw. Minimierung rechtlicher Risiken bestehen.

Ein entscheidender und von der Bundesregierung und den zuständigen Behörden immer wieder betonter Aspekt im Umgang mit dem sich rasant verbreitenden Corona-Virus ist die radikale und konsequente Reduzierung physischer sozialer Kontakte dort, wo diese nicht zwingend notwendig sind. Für körperschaftlich verfasste Verbände und insbesondere für Vereine und Stiftungen stellt sich vor diesem Hintergrund die Frage, ob und inwieweit es möglich ist, auf physische Zusammenkünfte der Organmitglieder zu verzichten und derartige Prozesse stattdessen virtuell stattfinden zu lassen. 

Sichern Sie die Handlungsfähigkeit Ihrer Organisation!

Die Handlungsfähigkeit einer Non-Profit-Organisation sowie eine funktionierende Governance im Sinne der Mitglieder bzw. im Sinne des Stifters hängen in erster Linie auch von der Handlungs- und Entscheidungsfähigkeit ihrer Organe ab. Innerhalb dieser Organe vollzieht sich die Entscheidungsfindung und auch der dazugehörige kommunikative Prozess mangels anderweitiger Regelungen in Satzungen bzw. Geschäftsordnungen grundsätzlich in Präsenzversammlungen bzw. -sitzungen. Die derzeitige Corona-Pandemie und die mit ihr verbundenen Maßnahmen zur Verzögerung der Ausbreitung des Virus erschweren derartige physische Zusammenkünfte jedoch massiv bzw. machen sie gänzlich unmöglich.

So sind seit dem 16.03.2020 Zusammenkünfte in Vereinen verboten. Hiervon sind auch Mitgliederversammlungen in Form von Präsenzveranstaltungen betroffen. Zudem sind momentan in mehreren Bundesländern generell Veranstaltungen mit mehr als 100 Teilnehmern, teilweise mit mehr als 50 Teilnehmern, verboten. In einzelnen Kommunen wurden sogar bereits Ausgangssperren verhängt. 

Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, inwieweit Mitgliederversammlungen von Vereinen bzw. Vorstands- und andere Gremiensitzungen in Non-Profit-Organisationen in virtueller Form (z. B. per Videokonferenz oder Skype-Sitzung) durchgeführt und mangelfreie Beschlüsse in diesem Rahmen gefasst werden können. 

Ohne entsprechende Regelungen in der Satzung bzw. in etwaigen einzelne Organe betreffenden Geschäftsordnungen ergeben sich bei virtueller Versammlungs- und Sitzungsdurchführung rechtliche Risiken. Die Wirksamkeit der virtuell gefassten Beschlüsse steht in Frage. Diesen Risiken lässt sich auf unterschiedliche Weise begegnen. 

Nutzen Sie bestehende Gestaltungsmöglichkeiten!

Soweit es die Zeit und die Umstände des Einzelfalles erlauben, ist zu empfehlen, durch entsprechende Gestaltung der Satzung und etwaiger Geschäftsordnungen die Art und Weise der Versammlungs- und Sitzungsdurchführung sowie die Art und Weise der Beschlussfassung weitgehend zu flexibilisieren.

So ist es zum Beispiel im Schrifttum zum Vereinsrecht mittlerweile anerkannt und auch obergerichtlich entschieden, dass die virtuelle Durchführung einer Mitgliederversammlung jedenfalls dann zulässig ist, wenn die Satzung eine Grundlage hierfür bietet. Weit verbreitet und von großer praktischer Bedeutung sind zudem auch Regelungen, aus denen sich ergibt, dass das betreffende Gremium Beschlüsse auch außerhalb einer Versammlung oder Sitzung fassen kann (z. B. im textförmigen Umlauf- bzw. Sternverfahren oder telefonisch). 

Minimieren Sie die verbleibenden Rechtsrisiken!

Soweit sich die Problematik nicht durch Gestaltung (z. B. im Wege der Satzungsänderung) lösen lässt, weil z. B. in dringlichen Fällen die Zeit für eine solche Gestaltungsmaßnahme fehlt, sind die bestehenden Möglichkeiten auszuloten. Hierbei müssen die Besonderheiten eines jeden Einzelfalles, insbesondere bestehende Satzungsregelungen und auch die Anzahl der Mitglieder bzw. Teilnehmer in den Blick genommen werden. In manchen Fällen wird man unter den derzeitigen Umständen im Ergebnis auch ohne ausdrückliche Regelung empfehlen können, Versammlungen und Sitzungen virtuell durchzuführen. Durch ein entsprechendes Vorgehen im Vorfeld, während und im Nachgang der virtuellen Zusammenkunft, werden sich die verbleibenden rechtlichen Risiken häufig auf ein vertretbares Maß reduzieren lassen.

So wird es in vielen Fällen ratsam sein, im Vorfeld die ausdrückliche und mindestens textförmige Zustimmung sämtlicher Teilnehmer zur virtuellen Durchführung einzuholen. Im Vereinsrecht befürwortet eine zunehmende Auffassung im Schrifttum, dass eine virtuelle Mitgliederversammlung in diesem Fall auch ohne Satzungsgrundlage zulässig ist. Als weitere flankierende Maßnahme im Nachgang zu einer virtuellen Versammlung kann unter gewissen Voraussetzungen die Herbeiführung von Bestätigungsbeschlüssen sinnvoll sein, welche ihrerseits außerhalb einer Versammlung zu fassen sind (z. B. im Umlaufverfahren). 

Achten Sie auf eine rechtssichere Durchführung der virtuellen Zusammenkunft!

Im Hinblick auf die Art und Weise der Durchführung einer virtuellen Mitgliederversammlung oder Sitzung ist darauf zu achten, dass die funktionale Gleichwertigkeit mit einer physischen Zusammenkunft gewahrt ist. So ist zu gewährleisten, dass geeignete Legitimationsmechanismen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass nur teilnahmeberechtigte Personen an der Versammlung teilnehmen. Ferner müssen die eingesetzten Medien und die kommunikationstechnischen Rahmenbedingungen sicherstellen, dass Antrags-, Frage- und Rederechte gewahrt bleiben und jeder Teilnehmer sowohl seinen Beitrag einbringen als auch die Beiträge aller anderen Teilnehmer wahrnehmen kann. Technisch bedingt dies, dass jeder Teilnehmer seine Stimme abgeben kann und die Stimme richtig gezählt wird.

PSP-Praxistipp:

Sorgen Sie durch Gestaltung für die Krisenfestigkeit Ihrer gemeinnützigen Organisation und minimieren Sie durch kluges und sorgfältiges Vorgehen die Rechtsrisiken, die mit der virtuellen Durchführung von Mitgliederversammlungen und Gremiensitzungen verbunden sein können. Wir unterstützen Sie hierbei gerne. 

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