Betriebsveranstaltungen: Ungewollte Sozialversicherungspflicht

Betriebsveranstaltungen sind ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur. Sie fördern das Gemeinschaftsgefühl, erleichtern den Austausch und stärken den Zusammenhalt. Schon bei der Planung und Durchführung dieser Veranstaltungen sollten Arbeitgeber aber insbesondere die lohnsteuerliche Behandlung und auch die damit verbundenen sozialversicherungsrechtlichen Folgen berücksichtigen, die sich zuletzt verschärft haben.

Potenziell lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtige Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind grundsätzlich alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich der Umsatzsteuer, die für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufgewendet werden. Soweit die anteiligen Veranstaltungskosten den Betrag von EUR 110 je Teilnehmer und Veranstaltung nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den (steuerpflichtigen) Einkünften, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Unternehmens oder eines Betriebsteils (z. B. einer konkreten Abteilung) offensteht. Dies gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich.

Überschreiten des Freibetrags

Soweit der Freibetrag in Höhe von EUR 110 pro teilnehmendem Arbeitnehmer überschritten wird, sofern an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr teilgenommen wird oder eine Betriebsveranstaltung nicht allen Arbeitnehmern offensteht (z. B. Veranstaltungen im Geschäftsleitungskreis), führen die anteiligen auf den einzelnen teilnehmenden Arbeitnehmer entfallenden Veranstaltungskosten zu steuerpflichtigem Arbeitslohn, der allerdings mit 25 % zzgl. Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer pauschal besteuert werden kann. Im Fall der Lohnsteuerpauschalierung trägt der Arbeitgeber die Pauschalsteuer, kann diese aber auch auf den Arbeitnehmer abwälzen.

Sozialversicherungsrechtliche Folgen

Der Vorteil der Lohnsteuerpauschalierung ist die hieraus folgende Sozialversicherungsfreiheit der betreffenden Zuwendungen. Das gilt nach aktueller Rechtsprechung des Bundessozialgerichts aber nur, soweit diese Einnahmen für den jeweiligen Abrechnungszeitraum auch zeitnah zur pauschalen Lohnsteuer angemeldet werden. Die pauschale Lohnsteuer ist daher gegenüber dem Finanzamt in der Entgeltabrechnung für den Monat anzumelden, in dem die Betriebsveranstaltung stattfindet. In zeitlicher Hinsicht ist es insoweit jedenfalls nicht mehr ausreichend, wenn die betreffende Lohnsteuer-Anmeldung erst nach Verstreichen der Frist für die Erstellung der Jahres-Lohnsteuerbescheinigung erfolgt, die derzeit am letzten Februartag des jeweiligen Folgejahres endet.

Erfolgt die Lohnsteuerpauschalierung also erst nach Februar des jeweiligen Folgejahres, fallen neben der Pauschalsteuer auch Sozialversicherungsbeiträge an. Praxisrelevant ist daher, die Lohnsteuerpauschalierung stets zeitnah nach der jeweiligen Betriebsveranstaltung – spätestens jedoch vor Übermittlung der Jahres-Lohnsteuerbescheinigung – vorzunehmen, um die Sozialversicherungsfreiheit sicherzustellen. Die Jahres-Lohnsteuerbescheinigung sollte aus diesem Grund dagegen spätestmöglich – also regelmäßig erst Ende Februar des jeweiligen Folgejahres – übermittelt werden.

Da die vorgenannten Grundsätze neben Betriebsveranstaltungen auch für sonstige steuerfreie und pauschalierungsfähige Zuwendungen und Gehaltsbestandteile Anwendung finden dürften, sollten Arbeitgeber ihre Lohnabrechnungsprozesse auf die neuen Vorgaben einstellen.