Vorsicht bei Dienstreisen mit dem privaten PKW

Hintergrund

Führen Arbeitnehmende Dienstreisen mit ihrem Privatfahrzeug durch, können sie die hierdurch entstehenden tatsächlichen Aufwendungen steuerlich grundsätzlich als Werbungskosten absetzen oder der Arbeitgeber kann diese steuerfrei erstatten. Hierfür ist der Teil der jährlichen Gesamtkosten des Privatfahrzeugs zu ermitteln, der dem Anteil der beruflich veranlassten Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht; der Steuerpflichtige kann hierzu die Kosten je Kilometer aus den ermittelten Gesamtkosten errechnen. Gleichzeitig gilt aber, dass Aufwendungen, die die (private) Lebensführung des Steuerpflichtigen berühren und nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind, nicht steuermindernd berücksichtigt werden dürfen. Ob sie unangemessen sind, richtet sich danach, ob ein „ordentlicher und gewissenhafter Steuerpflichtiger“ angesichts der erwarteten Vorteile und Kosten die Aufwendungen ebenfalls auf sich genommen hätte. Im Rahmen der Angemessenheitsprüfung ist zudem der Grad der Berührung der privaten Lebenssphäre zu berücksichtigen. Hiernach können die Aufwendungen umso weniger als unangemessen angesehen werden, je stärker die Berührung mit der Lebensführung hinter der betrieblichen/beruflichen Veranlassung zurücktritt. Umgekehrt können Aufwendungen, die zwar nach den betrieblichen/beruflichen Verhältnissen des Steuerpflichtigen nicht als unangemessen anzusehen sind, dennoch unter die Abzugsbeschränkung fallen, wenn die Unangemessenheit der Aufwendungen durch eine im Vordergrund stehende private Motivation begründet wird.

Sachverhalt zum BFH-Urteil vom 21.01.2026, VI R 30/24

In dem einem aktuellen BFH-Urteil zugrunde liegenden Sachverhalt stand dem Steuerpflichtigen sowie seiner Ehefrau sowohl zur privaten Nutzung als auch für Dienstreisen ein Dienstwagen zur Verfügung, sofern keine betrieblichen Belange entgegenstanden. Für dienstliche Fahrten mit dem Firmenwagen erstattete der Arbeitgeber die entstandenen Tankkosten vollständig; sämtliche übrigen Fahrzeugkosten wie z. B. Versicherung, Reparaturen etc. trug der Arbeitgeber ebenfalls. Bei der Nutzung eines Privatfahrzeugs erstattete der Arbeitgeber lediglich eine Kilometerpauschale von EUR 0,30; zudem sollten für Dienstreisen vorrangig die Firmenfahrzeuge genutzt werden.

Der klagende Steuerpflichtige führte drei Dienstreisen mit einem privaten Mittelklassesportwagen durch, während seine Ehefrau in dieser Zeit den Firmenwagen nutzte. Die hierdurch entstandenen Fahrtkosten machte er mit einem Kilometersatz von EUR 2,28/km als Werbungskosten geltend. Im vorliegenden Fall kam der BFH zu dem Ergebnis, dass die sogenannte „Über Kreuz Nutzung“ – der Kläger nutzte für Dienstreisen seinen Privatwagen, damit seine Ehefrau während seiner Abwesenheit den Firmenwagen nutzen konnte – ausschließlich privat motiviert war, weil ein beruflicher Grund für die Nutzung des Privatwagens nicht dargelegt werden konnte.

Im Streitfall entstanden die Fahrtkosten nach Auffassung der Richter nur deshalb, weil der Kläger aus privaten Gründen auf den Firmenwagen verzichtete; bei Nutzung des gerade für Dienstreisen bereitgestellten Firmenwagens wären ihm keine eigenen Kosten entstanden, da diese vollständig durch den Arbeitgeber getragen worden wären. Nach Auffassung des Bundesfinanzhofs waren damit die entstandenen Fahrzeugkosten ungeachtet der grundsätzlichen Wahlfreiheit des Verkehrsmittels in voller Höhe als unangemessen anzusehen, weil ein ordentlicher und gewissenhafter Steuerpflichtiger bei der geschilderten Sachlage die Aufwendungen nicht auf sich genommen hätte. Trotz der unstreitig beruflichen Veranlassung der Dienstreisen ließ der Bundesfinanzhof die tatsächlichen Fahrtkosten im Ergebnis nicht als Werbungskosten zum Abzug zu.

Fazit

Für die Praxis bedeutet das besprochene Urteil, dass bei vorhandener, kostenfreier Firmenwagenalternative der Einsatz des Privatwagens zu erheblichen steuerlichen Risiken führt, wenn er im Kern auf privaten Motiven beruht bzw. keine gewichtigen beruflichen oder betrieblichen Gründe für die Privatfahrzeugnutzung vorgebracht werden können. Dies gilt umso mehr, wenn zudem auch die sich für die Nutzung des Privatwagens ermittelten Kilometersätze nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als unangemessen hoch zu bewerten sind, was oftmals bei der Nutzung höherpreisiger Fahrzeuge der Fall sein wird. Auch Arbeitgeber sollten das Urteil für die Frage, ob Kosten für Privatfahrten ungeprüft steuerfrei erstattet werden können, beachten.