E-Rechnungspflicht: Schluss mit der Schonfrist

Neudefinition der E Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E Rechnung nur vor, wenn diese in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird sowie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss entweder der europäischen Norm EN 16931(Richtlinie 2014/55/EU) entsprechen oder so vereinbart sein, dass die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein EN16931 kompatibles bzw. interoperables Format extrahiert werden können.

Als sonstige Rechnungen gelten dagegen alle Papierrechnungen und elektronische Formate, die diese Anforderungen nicht erfüllen – etwa einfache PDF Dateien ohne strukturierte Datensätze, Bilddateien oder reine E Mails.

Inländischer B2B-Bereich

Die E-Rechnungspflicht gilt für im Inland steuerbare, nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreite Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Ein Inlandsbezug liegt vor, wenn sowohl leistender Unternehmer als auch Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.

Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern bedarf die Ausstellung einer E Rechnung nicht mehr der Zustimmung des Empfängers; umgekehrt muss der Empfänger die technischen Voraussetzungen zum Empfang schaffen.

Übergangsregelung

Für das Ausstellen von Rechnungen innerhalb des inländischen B2B Bereichs hat der Gesetzgeber eine Übergangsregelung geschaffen. Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungen weiterhin auf Papier oder – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – in anderen elektronischen Formaten (z. B. PDF) übermittelt werden. Für diese Zeit muss sich aus Sicht des Rechnungsausstellers grundsätzlich noch nichts ändern.

Unternehmer, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr EUR 800.000 nicht überstiegen hat, können diese Übergangsregelung sogar bis zum 31. Dezember 2027 nutzen.

Wichtig ist, dass diese Übergangsregelung ausschließlich das Ausstellen betrifft. Der steuerkonforme Empfang von E Rechnungen muss bereits ab dem 1. Januar 2025 sichergestellt sein. Es reicht aus, wenn der Rechnungsempfänger etwa ein E Mail Postfach bereitstellt; ein gesondertes Postfach nur für E Rechnungen ist nicht zwingend erforderlich. Abweichende zulässige Übermittlungswege können zivilrechtlich vereinbart werden.

Nach der Übergangsfrist

Mit dem Ende der allgemeinen Übergangsfrist zum 31. Dezember 2026 entfällt im inländischen B2B Bereich die Möglichkeit, sich beim Ausstellen von Rechnungen auf Papier- oder einfache PDF Rechnungen zu stützen. Soweit eine Verpflichtung zur E Rechnung besteht, erfüllt nur eine E Rechnung die Anforderungen an eine umsatzsteuerlich ordnungsgemäße Rechnung. Wird trotz bestehender E Rechnungspflicht lediglich eine sonstige Rechnung (z. B. PDF ohne strukturierte Daten) ausgestellt, handelt es sich nicht um eine ordnungsgemäße Rechnung. Eine solche Rechnung berechtigt grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug. Als Rechnungsempfänger ist daher zu beachten, dass bei bestehender E Rechnungspflicht grundsätzlich eine E Rechnung für den Vorsteuerabzug vorliegen muss; nur in Ausnahmefällen ist ein Vorsteuerabzug aus sonstigen Rechnungen bei bestehender E-Rechnungspflicht möglich. Verweigert der Empfänger die Annahme einer E Rechnung oder ist technisch hierzu nicht in der Lage, hat er keinen Anspruch auf Ausstellung einer alternativen sonstigen Rechnung. Der Aussteller erfüllt seine umsatzsteuerrechtlichen Pflichten bereits, wenn er eine E Rechnung erstellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat (z. B. Sendeprotokoll).

Die Verwendung von strukturierten Formaten, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen, ist immer zulässig; ob die Anforderungen erfüllt sind, kann z. B. über eine Validierungsanwendung geprüft werden. Daneben können unter bestimmten Voraussetzungen abweichende strukturierte Formate, insbesondere EDI Verfahren, verwendet werden. Als Beispiele für zulässige nationale E Rechnungsformate nennt das BMF insbesondere Rechnungen nach dem Standard XRechnung sowie nach dem ZUGFeRD Format ab Version 2.0.1. Voraussetzung für eine E Rechnung ist außerdem, dass alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil enthalten sind und eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglichen. Ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf unstrukturierte Anlagen reicht hierfür nicht aus. Unternehmer können sich zur Erstellung und/oder Übermittlung von E Rechnungen externer Dienstleister bedienen, müssen aber dennoch sicherstellen, dass die umsatzsteuerlichen Anforderungen eingehalten werden.

GoBD-konforme Aufbewahrung

Ein- und Ausgangsrechnungen müssen in einer revisionssicheren, GoBD konformen Umgebung (z. B. ERP System, DMS) acht Jahre aufbewahrt werden. Bei E Rechnungen ist mindestens der strukturierte Teil so zu archivieren, dass er unverändert in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Die eingesetzte Software muss einen GoBD konformen Einsatz ermöglichen.

Konkreter Handlungsbedarf

Mit dem Auslaufen der allgemeinen Übergangsfrist zum 31. Dezember 2026 ist der verbleibende Zeitraum zur Umstellung begrenzt. Unternehmen sollten daher zeitnah

• ihre Geschäftsmodelle und Kunden-/Lieferantenstrukturen daraufhin analysieren, in welchem Umfang inländische B2B Umsätze vorliegen und damit eine Pflicht zur E Rechnung besteht,

• sicherstellen, dass sie E Rechnungen empfangen können (z. B. E Mail Postfach und technische Infrastruktur),

• ihre Fakturierungssysteme so anpassen, dass E Rechnungen im geforderten strukturierten Format erzeugt werden und alle Pflichtangaben im strukturierten Datenteil enthalten sind,

• Prozesse definieren, wie eingehende E Rechnungen geprüft (insbesondere auf Konformität mit EN 16931 und §§ 14, 14a UStG) und in die Finanzbuchhaltung integriert werden sowie

• die Aufbewahrung von E Rechnungen (strukturierter Datensatz) revisionssicher gestalten und mit den GoBD Vorgaben verknüpfen.

Im Rahmen der GoBD ist zudem eine nachvollziehbare und dokumentierte Beschreibung der eingesetzten IT Systeme und Prozesse erforderlich. Vor diesem Hintergrund empfehlen wir, eine Verfahrensdokumentation zur E Rechnung – von der Ausstellung über den Empfang bis zur Archivierung – zu erstellen und laufend aktuell zu halten.

Die Einführung der E Rechnungspflicht ist nicht nur ein technisches, sondern vor allem ein steuerliches und prozessuales Projekt. Sie erfordert die genaue Kenntnis der umsatzsteuerlichen Vorgaben und der GoBD sowie eine enge Abstimmung mit der IT Abteilung, Softwareanbietern und ggf. E Invoicing Dienstleistern. Gerne unterstützen wir Sie bei der Analyse Ihrer Ausgangs und Eingangsprozesse, der Konzeption einer E Rechnungsstrategie, der Ausgestaltung einer GoBD konformen Verfahrensdokumentation sowie bei der Abstimmung mit Ihren IT Dienstleistern.