Pflicht zu elektronischen Entgeltunterlagen ab 01.01.2027

Verpflichtung zu elektronischen Entgeltunterlagen ab dem 01.01.2027

Ab dem 01.01.2027 müssen begleitende Entgeltunterlagen verpflichtend elektronisch, strukturiert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Diese Pflicht trifft jeden Arbeitgeber, der Mitarbeitende beschäftigt und Entgeltunterlagen führt – unabhängig von Branche, Rechtsform und Unternehmensgröße. Das gilt selbst dann, wenn die Lohnabrechnungen über einen externen Dienstleister erstellt werden. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung und Bereitstellung der Entgeltunterlagen verbleibt beim Arbeitgeber.

Betroffen von der elektronischen Aufbewahrungspflicht sind alle Dokumente und Aufzeichnungen, die für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge sowie für Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung benötigt werden. Welche Unterlagen konkret erfasst sind, zählt § 8 Abs. 2 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) abschließend auf. Dazu zählen zum Beispiel: 

• Nachweis eines Krankenversicherungsschutzes

• Nachweis der Elterneigenschaft sowie den Nachweis über die Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder

• Daten der von den Krankenkassen übermittelten Meldungen, die Auswirkungen auf die Beitragsberechnung des Arbeitgebers haben

Die entsprechenden Dokumente müssen künftig sämtlich elektronisch aufbewahrt werden, vollständig sein und während der gesamten Aufbewahrungsdauer lesbar bleiben. Werden Papierunterlagen eingescannt, müssen daher sämtliche Vorder- und Rückseiten vollständig erfasst werden. Anlagen, handschriftliche Ergänzungen sowie Unterschriften sollten zudem lesbar sein und erhalten bleiben. Erklärungen und Anträge mit Unterschriftserfordernis, die ohne eine qualifizierte elektronische Signatur bzw. ohne eine fortgeschrittene elektronische Signatur vorliegen, müssen zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrung und Bereitstellung der Dokumente muss zudem strukturiert erfolgen und deren eindeutige Zuordnung ermöglichen. Empfehlenswert ist eine Strukturierung mindestens nach dem Namen der Arbeitnehmerin / des Arbeitnehmers, der Personalnummer, dem Abrechnungszeitraum, dem Beschäftigungszeitraum sowie der Dokumentenart. Die Speicherung mehrerer Dokumente in einer Datei ist allerdings unzulässig, da sie keine eindeutige Zuordnung einzelner Unterlagen ermöglicht. Wie die Dateien dabei idealerweise bezeichnet werden sollten, geben die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV für die Entgeltunterlagen und für die Beitragsabrechnung der Sozialversicherungsträger (zuletzt datierend vom 18.03.2022) vor. Dort ist auch geregelt, welche Dateiformate akzeptiert werden. Bislang kommen insbesondere gängige, langfristig lesbare Formate wie etwa PDF, JPEG / JPG, PNG, TIFF und BMP in Betracht.

Insgesamt gilt, dass eine analoge Anwendung der GoBD (Grundsätze ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zur Speicherung der betreffenden Entgeltunterlagen zulässig ist, soweit keine sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften entgegenstehen. Hintergrund der elektronisch zu führenden Entgeltunterlagen ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP), für die alle notwendigen Daten aus der Entgeltabrechnung und der Finanzbuchhaltung elektronisch zu übermitteln sind, um hierdurch die Betriebsprüfung maschinell zu unterstützen und den Aufwand für alle Beteiligten zu verringern.

Im Rahmen einer Betriebsprüfung prüft die Deutsche Rentenversicherung dabei insbesondere die Richtigkeit der Beitragszahlungen und Meldungen. Wird hierbei festgestellt, dass beitragspflichtiges Arbeitsentgelt nicht oder nicht vollständig berücksichtigt wurde, können für den Arbeitgeber insbesondere folgende Konsequenzen entstehen:

• Nachforderung von Gesamtsozialversicherungsbeiträgen einschließlich der Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile,

• Korrektur von Entgeltmeldungen und weiterer Abrechnungsunterlagen,

• Haftungsrisiken für den Arbeitgeber bzw. verantwortliche Personen,

• Säumniszuschläge sowie

• bußgeld- oder strafrechtliche Risiken für die verantwortlichen Personen.

Insbesondere problematisch ist es, wenn erforderliche Unterlagen nicht mehr oder nicht vollständig vorgelegt werden können. Kann aufgrund fehlender oder unzureichender Aufzeichnungen die Versicherungs- oder Beitragspflicht oder die Höhe der Beiträge nicht bzw. nicht verbindlich festgestellt werden, kann der prüfende Sozialversicherungsträger unter bestimmten Voraussetzungen Schätzungen vornehmen.

Pflicht zur Auswertung von Lohnsteueraußenprüfungsberichten auch für die Sozialversicherung

Im Rahmen einer Sozialversicherungsprüfung sind Arbeitgeber auch verpflichtet, Bescheide und Außenprüfungsberichte der Finanzbehörden vorzulegen. Im Rahmen der Betriebsprüfung sind diese Unterlagen beitragsrechtlich auszuwerten.

Für Arbeitgeber bedeutet dies zugleich, dass die Feststellungen der Finanzverwaltung zeitnah auf mögliche Auswirkungen auf die Sozialversicherung geprüft und für die Entgeltabrechnung berücksichtigt werden sollten. Ergeben sich aus einer Lohnsteueraußenprüfung bislang lohnsteuerlich nicht berücksichtigte Sachverhalte, ist zu prüfen, ob diese auch zu beitragspflichtigen Auswirkungen führen. Ist dies der Fall, sind die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge nachzuberechnen und erforderliche Meldungen gegebenenfalls zu korrigieren. Die Deutsche Rentenversicherung weist in diesem Zusammenhang regelmäßig darauf hin, dass nachzuzahlende Beiträge bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats zu zahlen sind, der auf den Monat der Bestandskraft der Entscheidung der Finanzverwaltung folgt. Erfolgt die Zahlung nicht fristgerecht, können Säumniszuschläge entstehen.

Auch eine möglicherweise sozialversicherungsrechtlich abweichende Verjährungsfrist sollte dabei berücksichtigt werden. Beitragsansprüche der Sozialversicherung verjähren – ähnlich wie im Steuerrecht – grundsätzlich vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie fällig geworden sind. Für vorsätzlich vorenthaltene Beiträge gilt dagegen eine 30-jährige Verjährungsfrist. Feststellungen einer Lohnsteueraußenprüfung können dabei für die Beurteilung eines möglichen Vorsatzes von Bedeutung sein.

Für Arbeitgeber bedeutet dies: Ein Lohnsteuerprüfungsbericht darf nicht nur rein steuerlich verarbeitet werden. Vielmehr müssen Feststellungen des Finanzamts zeitnah daraufhin geprüft werden, ob sie auch Auswirkungen auf die Sozialversicherung haben. Eine verspätete oder unterlassene Auswertung kann zu Beitragsnachforderungen, Säumniszuschlägen und gegebenenfalls zu einer deutlich verlängerten Verjährungsfrist sowie im schlimmsten Fall auch strafrechtlichen Vorwürfen gegen die verantwortlichen Personen führen.

Hinweis: Nachträgliche Lohnsteuerpauschalierung im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung schließt die Sozialversicherungsfreiheit regelmäßig aus

Häufig kommt es im Rahmen von Lohnsteueraußenprüfungen zu Feststellungen dahingehend, dass insbesondere gewisse Sachbezüge (z. B. im Zusammenhang mit Betriebsveranstaltungen) bislang lohnsteuerlich nicht berücksichtigt wurden oder nicht bzw. nicht zutreffend pauschal versteuert wurden. Für Zwecke der Lohnsteuer lässt sich dieses Versäumnis im Zuge der Außenprüfung in der Regel nachholen.

Sofern eine Lohnsteuerpauschalierung grundsätzlich auch die Sozialversicherungsfreiheit zur Folge hat, führt eine nachträgliche Pauschalierung im Rahmen einer Außenprüfung aber nicht mehr dazu, dass auch Sozialversicherungsfreiheit in Bezug auf die betreffenden Gehaltsbestandteile eintritt. Die pauschale Lohnsteuer muss vielmehr im zeitlichen Zusammenhang mit der Zuwendung angemeldet worden sein. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung betrachten diesen zeitlichen Zusammenhang bislang noch als gewahrt, wenn die Pauschalbesteuerung spätestens bis zur Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung erfolgt. Bislang bedeutet dies, dass eine nachträgliche Lohnsteuerpauschalierung im Kulanzweg jedenfalls bis zum Ablauf des Februars des jeweiligen Folgejahres noch als ausreichend gewertet wird.

Fazit

Im Hinblick auf die ab dem 01.01.2027 geltende elektronische Aufbewahrungspflicht sollten Arbeitgeber, sofern bislang noch nicht geschehen, spätestens jetzt prüfen, ob ihre aktuellen Prozesse und Systeme die kommenden gesetzlichen Vorgaben erfüllen oder ob die Umstellung auf ein strukturiertes digitales Dokumentenaufbewahrungssystem oder eine sog. digitale Personalakte erforderlich ist. Konkrete Vorgaben an ein bestimmtes System bestehen dabei nicht. Mit Blick auf künftige Betriebsprüfungen sollte zudem sichergestellt werden, dass Ergebnisse aus Lohnsteueraußenprüfungen stets auch sozialversicherungsrechtlich ausgewertet werden. Um mit einer möglichen Lohnsteuerpauschalierung gegebenenfalls auch Sozialversicherungsfreiheit zu erlangen, sollten Arbeitgeber darüber hinaus zwingend sicherstellen, dass entsprechende Zuwendungen frühzeitig der lohnabrechnenden Stelle bekannt gemacht werden, damit diese fristgerecht zur Lohnsteuerpauschalierung angemeldet werden können. Andernfalls drohen vermeidbare Mehrbelastungen.