Essenszuschuss als steuerfreier Mitarbeiter-Benefit

Wie können Essenszuschüsse gewährt werden und was ist zu beachten?

Die Ausgestaltung und unternehmensweite Einführung von Essenszuschüssen ist an einige Voraussetzungen der Finanzverwaltung geknüpft, wenn die verfügbaren steuerlichen Begünstigungen in Anspruch genommen werden sollen. Zunächst sollte der Zuschuss entweder durch eine individuelle Ergänzungsvereinbarung zum jeweiligen Arbeitsvertrag oder in Form einer Betriebsvereinbarung geregelt werden. Dabei kann die Zuschussgewährung auch in Form einer Gehaltsumwandlung erfolgen, sodass regulär steuer- und sozialversicherungspflichtiger Barlohn durch steuerlich begünstigte Essenszuschüsse ersetzt werden kann. Um diese Begünstigungen in Anspruch nehmen zu können müssen generell aber insbesondere die nachfolgenden Aspekte berücksichtigt werden:

• Mitarbeiter erhalten einen Essenszuschuss nur für eine Mahlzeit pro Arbeitstag (Frühstück, Mittag- oder Abendessen). Es sollte vor diesem Hintergrund klar vereinbart werden, auf welche Mahlzeit pro Arbeitstag sich der Essenszuschuss bezieht.

• Werden seitens der Mitarbeiter Lebensmittel anstatt einer Mahlzeit erworben, können diese nur dann als Mahlzeit gewertet werden, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr oder zur Einnahme in der Essenspause bestimmt sind. Diese Verwendungsrestriktion ist durch den Arbeitgeber zu gewährleisten sowie im Zweifel nachzuweisen und sollte daher ebenfalls Gegenstand der vertraglichen Vereinbarungen mit den Arbeitnehmern sein bzw. sollte die Zuschussgewährung nur auf tatsächliche Mahlzeiten, z. B. in Gaststätten und Restaurants, beschränkt werden.

• Jeder Mitarbeiter erhält einen Zuschuss nur pro tatsächlichem Arbeitstag (d. h. insbesondere nicht an Krankheits- oder Urlaubstagen). Der Arbeitgeber ist im Zweifel verpflichtet, den Nachweis darüber zu führen, dass Zuschüsse nur für tatsächliche Arbeitstage gewährt wurden. Diese Nachweispflicht entfällt, wenn maximal 15 Zuschüsse pro Mitarbeiter und Monat gewährt werden.

• Der Zuschuss durch den Arbeitgeber darf den jeweils geltenden amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als EUR 3,10 übersteigen.

• Der Zuschuss darf den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen. Die vom Arbeitnehmer für die erworbene Mahlzeit geleistete Zahlung ist seitens des Arbeitgebers in nachprüfbarer Form nachzuweisen.

• Der Zuschuss darf nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, die bereits länger als drei Monate andauert.

Inzwischen gibt es am Markt verschiedene Anbieter, die den Essenszuschuss digital abwickeln, indem die Mitarbeiter ihre Essensbelege (z. B. Restaurantrechnung) über eine App des Anbieters auf dessen Plattform bereitstellen, über die der einzelne Beleg erfasst und (stichprobenartig) inhaltlich dahingehend geprüft wird, ob die vorgenannten Anforderungen erfüllt sind (soweit dies anhand des Belegs ersichtlich ist). Wird etwa ein Beleg eingereicht, der vermuten lässt, dass keine Mahlzeit, sondern z. B. ein unzulässiges Produkt erworben wurde, wird der Beleg nicht zur Bezuschussung durch den Arbeitgeber zugelassen. Bei Einschaltung entsprechender Anbieter kann der Arbeitgeber den Nachweis, dass der Zuschuss nur zum Erwerb von Mahlzeiten genutzt werden darf, gegenüber dem Finanzamt auch durch Vorlage der entsprechenden Vereinbarungen mit dem Anbieter führen und so seine Prüfpflicht auslagern. Dies gilt gleichermaßen für weitere der o. g. Prüf- oder Nachweispflichten des Arbeitgebers. Mit dem betreffenden Anbieter sollte daher im Vorfeld geklärt und vereinbart werden, welche Prüfpflichten übernommen werden und welche der Arbeitgeber gegebenenfalls noch selbst erfüllen muss.

Wie hoch darf oder muss der Zuschuss sein?

Sind die erforderlichen Voraussetzungen erfüllt, wird für Zwecke der Lohnsteuer nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit in Höhe ihres amtlichen Sachbezugswerts berücksichtigt. Für ein Frühstück steigt der Sachbezugswert dabei zum 01.01.2025 von bislang EUR 2,17 auf EUR 2,30, der Sachbezugswert für Mittag- und Abendessen steigt zum 01.01.2025 von bislang EUR 4,13 auf jeweils EUR 4,40.

Da der Zuschuss des Arbeitgebers den jeweils geltenden Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als EUR 3,10 übersteigen darf, sind ab dem 01.01.2025 somit folgende maximale Zuschüsse möglich:

• Frühstück: EUR 5,40

• Mittag- und/oder Abendessen: EUR 7,50

Die Sachbezugswerte werden in der Regel jährlich angepasst, sodass auch die Höhe des Essenszuschusses fortlaufend überprüft und gegebenenfalls angepasst werden sollte.

Wie ist der Essenszuschuss zu versteuern?

Sind die o. g. Voraussetzungen erfüllt, wird – wie erwähnt – nicht der Zuschuss, sondern die einzelne Mahlzeit mit ihrem Sachbezugswert für Zwecke der Lohnsteuer angesetzt. Der betreffende Sachbezugswert unterliegt auf Ebene des Mitarbeiters als geldwerter Vorteil der Lohnsteuer sowie grundsätzlich auch der Sozialversicherungspflicht. Wurden die Mahlzeiten nicht als Lohnbestandteile vereinbart, sondern handelt es sich um zusätzliche Leistungen des Arbeitgebers, kann die auf den Sachbezugswert entfallende Lohnsteuer mit 25 % zzgl. Solidaritätszuschlag sowie gegebenenfalls Kirchensteuer pauschaliert werden. Der Arbeitgeber ist in diesem Fall grundsätzlich Schuldner der Pauschalsteuer, kann diese aber auf den Arbeitnehmer abwälzen. Bei Anwendung der Pauschalbesteuerung entfällt grundsätzlich die Sozialversicherungspflicht des Zuschusses, was insoweit zu einer Belastungsreduktion sowohl des Arbeitnehmers als auch des Arbeitgebers führt.

Zahlt der Mitarbeiter für die Mahlzeit unter Anrechnung des Arbeitgeberzuschusses mindestens den Sachbezugswert der jeweiligen Mahlzeit, so mindert sich der anzusetzende Sachbezugswert auf EUR 0 und es verbleibt kein zu versteuernder geldwerter Vorteil. Andernfalls unterliegt jedenfalls die verbleibende Differenz (d. h. Sachbezugswert abzgl. der Zuzahlung des Mitarbeiters) der Lohnsteuer sowie der Sozialversicherungspflicht, sofern nicht die o. g. Lohnsteuerpauschalierung gewählt wird.

Dabei gilt es zu beachten, dass die Lohnsteuerpauschalierung grundsätzlich für den Monat zur Lohnsteuer angemeldet werden muss, in dem die Mahlzeiten erworben wurden. Spätestens wenn die Lohnsteuer-Jahresbescheinigung bereits an das Finanzamt übermittelt wurde, entfaltet die Lohnsteuerpauschalierung wohl aber keine Wirkung mehr für die Sozialversicherung. Dies hatte das Bundessozialgericht jüngst in Bezug auf die Lohnsteuerpauschalierung bei Betriebsveranstaltungen entschieden. Dieser Grundsatz dürfte sich aber auf sämtliche Lohnsteuerpauschalierungstatbestände übertragen lassen und sollte daher auch im Zusammenhang mit Essenszuschüssen beachtet werden.

Übersteigt schließlich der Zuschuss des Arbeitgebers den Sachbezugswert der jeweiligen Mahlzeit um nicht mehr als EUR 3,10 und zahlt der Mitarbeiter mindestens den Sachbezugswert der jeweiligen Mahlzeit selbst, dann kann ein Maximalzuschuss von derzeit EUR 7,50 für ein Mittagessen unter den übrigen Voraussetzungen insgesamt steuerfrei und damit auch sozialversicherungsbeitragsfrei bleiben.

Beispiel

Der Mitarbeiter bezahlt in einer Gaststätte EUR 14,90 für ein arbeitstägliches Mittagessen und erhält hierfür einen Arbeitgeberzuschuss in Höhe von EUR 7,50. Nach Anrechnung des Zuschusses leistet der Mitarbeiter damit eine Eigenbeteiligung von EUR 7,40 (EUR 14,90 abzgl. EUR 7,50), die den Sachbezugswert des Mittagessens von derzeit EUR 4,40 übersteigt. Nach Anrechnung der Eigenbeteiligung des Mitarbeiters verbleibt kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil, sodass der Arbeitgeberzuschuss in Höhe von EUR 7,50 steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt.

Vorteile gegenüber der üblichen Gehaltserhöhung

Die Vereinbarung einer Erhöhung des regulären Barlohns führt aufgrund des progressiv ansteigenden Einkommensteuertarifs dazu, dass eine reguläre Gehaltserhöhung oft zu einer überproportional starken Belastung mit Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen führt. Im Sinne einer steuerlichen Optimierung der Gehaltszusammensetzung kann daher eine Gehaltserhöhung auch durch die Gewährung steuerfreier oder steuerlich begünstigter Zuwendungen (für die die Lohnsteuer durch den Arbeitgeber z. B. pauschaliert werden kann) – wie beispielsweise Essenszuschüsse – erfolgen. Da steuerfreie und viele pauschalierungsfähige Zuwendungen in der Regel nicht der Sozialversicherungspflicht unterliegen, kann der Arbeitgeber durch eine entsprechende (Netto-)Lohnoptimierung effektiv einen Anstieg der Lohnnebenkosten vermeiden, ohne auf Gehaltserhöhungen zugunsten seiner Arbeitnehmer verzichten zu müssen.

Fazit

Arbeitgeberseitige Essenszuschüsse sind ein oft gewählter Mitarbeiter-Benefit, der auch aufgrund der möglichen Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit dazu beiträgt, eine finanzielle Entlastung der Mitarbeiter im Alltag zu schaffen und generell als Ausdruck der Wertschätzung des Arbeitgebers genutzt werden kann. Die Ausgestaltung und Einführung der Essenszuschüsse sollte allerdings mit fachkundiger Unterstützung erfolgen, um alle Voraussetzungen für die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorteile erfüllen zu können. Wir unterstützen Sie gerne dabei.