Die Zusage für ein Förderprojekt ist da! Für gemeinnützige Organisationen beginnt damit nicht nur die inhaltliche Arbeit, sondern auch eine wichtige Aufgabe für Buchhaltung und Jahresabschluss: Was bedeutet die Zusage finanziell – und zu welchem Zeitpunkt?
Der erste Blick sollte dem Bescheid oder Fördervertrag gelten. Eine bloße Förderabsicht oder ein noch nicht bewilligter Antrag führt grundsätzlich noch nicht zu einer bilanziellen Forderung. Weder die Zusage noch die Zahlung stellen automatisch Ertrag des laufenden Jahres dar. Für die richtige Bilanzierung ist relevant, ob bereits ein hinreichend gesicherter Anspruch besteht und welchem Zeitraum die Förderung wirtschaftlich zuzuordnen ist. Auch schon vor Zufluss kann die Aktivierung einer Förderung vorzunehmen sein.
Entscheidend ist neben Fördersumme und Zahlungstermin(en) auch die Frage, ob die Mittel an bestimmte Auflagen oder Voraussetzungen gebunden sind. Ebenso sind Fristen für Mittelabrufe und Verwendungsnachweise zu prüfen. Werden die Mittel nicht entsprechend verwendet oder werden vereinbarte Bedingungen nicht erfüllt, kann eine Rückzahlungspflicht entstehen. Praktisch hilft eine Übersicht je Förderprojekt: Welche Mittel wurden zugesagt, abgerufen und ausgezahlt? Welche förderfähigen Kosten sind bereits angefallen? Welche Bedingungen sind noch offen? So lassen sich Buchführung, Projektcontrolling und Verwendungsnachweis besser aufeinander abstimmen. Bei Änderungen im Projektverlauf ist zu prüfen, ob Abstimmungen mit dem Fördermittelgeber notwendig sind. Zudem empfiehlt sich auch bei Förderzusagen eine Prüfung steuerlicher Auswirkungen, insbesondere auf die Mittelverwendung und Rücklagenbildung sowie eine umsatzsteuerliche und ertragsteuerliche Erfassung.
Fazit: Mit der Förderzusage beginnt nicht nur die inhaltliche Arbeit. Durch eine frühzeitige Analyse der Förderbedingungen sowie des Projektfortschritts lassen sich Überraschungen im Jahresabschluss, beim Verwendungsnachweis sowie bei der Steuererklärung vermeiden.
